روش بلوک بندی زمانی و فواید آن

بلوک بندی زمانی(time blocking)

اگر چیزی در مورد محل کار مدرن می توان گفت، این است: اگر برنامه خود را کنترل نکنید، آن شما را کنترل خواهد کرد.
چگونه مضرات ضروری جلسات، ایمیل، چت تیمی و “مشغول کاری” را با زمان متمرکز برای چیزهایی که واقعاً به آنها اهمیت می دهید متعادل می کنید؟ از آنجایی که تبدیل شدن به یک گوشه نشین دیجیتال برای اکثر ما یک گزینه نیست، به استراتژی های مشخصی نیاز داریم تا به ما کمک کند در دنیایی که برای پرت کردن حواس ما طراحی شده است تمرکز کنیم.
اینجاست که بلوک بندی زمان وارد می شود.
بلوک بندی زمان ( دسته بندی وظایف، و موضوع روز) یک راه ساده و در عین حال موثر برای پس گرفتن کنترل روز کاری شما است.
بلوک بندی زمان را امتحان کنید اگر …

• پروژه ها/مسئولیت های مختلف را برعهده دارید (جک دورسی از موضوع بلوک بندی روز برای اداره همزمان دو شرکت بزرگ استفاده می کند)
•  زمان زیادی را در “حالت واکنشی” و پاسخ دادن به ایمیل ها و پیام ها صرف می کنید
• روز خود را با جلسات به پایان می رسانید
• با وقفه های مداوم در طول روز نبرد دارید
• تلاش برای یافتن زمان و فضای ذهنی برای تفکر تصویر بزرگ

این راهنما به شما یک نمای کلی از اینکه بلوک بندی زمان، دسته بندی وظایف، و موضوع روز چیست، به شما می دهد. چگونه ترکیبی از این استراتژی ها می تواند به شما کمک کند تا برنامه خود را بازیابی کنید. و بهترین راه برای شروع استفاده از تقویم و مدیر وظیفه برای بلوک بندی زمانی خودتان است.

بلوک بندی زمان چیست؟

بلوک بندی زمان یک روش مدیریت زمان است که از شما می‌خواهد روز خود را به بلوک‌های زمانی تقسیم کنید. هر بلوک برای انجام یک کار خاص یا گروهی از وظایف و فقط آن وظایف خاص اختصاص داده شده است. به‌جای اینکه فهرستی از کارهایی که تا جایی که می‌توانید به آن‌ها خواهید رسید، نگه دارید، هر روز را با یک برنامه زمان‌بندی مشخص شروع می‌کنید که مشخص می‌کند روی چه چیزی و چه زمانی کار می‌کنید.
کلید این روش این است که لیست وظایف خود را از قبل اولویت بندی کنید. یک بررسی هفتگی اختصاصی ضروری است. آنچه را که برای هفته پیش رو در پیش است، بررسی کنید و یک طرح کلی از بلوک های زمانی خود برای هر روز تهیه کنید. در پایان هر روز کاری، کارهایی را که به پایان نرسانده اید و همچنین کارهای جدیدی که وارد شده اند مرور کنید و بلوک های زمانی خود را برای بقیه هفته مطابق با آن تنظیم کنید. با روزهایی که زمان از قبل مسدود شده است، مجبور نخواهید بود دائماً تصمیم بگیرید که روی چه چیزی تمرکز کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که برنامه زمانی بلوک بندی خود را دنبال کنید. اگر از کار خارج می شوید یا حواس شما پرت می شود، به سادگی به برنامه خود نگاه کنید و به هر کاری که زمان استراحت را برای آن مسدود کرده اید، بازگردید.

تغییرات بلوک بندی زمان

بلوک بندی زمان دارای چند مورد است که ارزش در نظر گرفتن دارند: دسته بندی کار، موضوع روز، و باکس زمان .

دسته بندی وظایف

دسته بندی وظایف زمانی است که کارهای مشابه (معمولا کوچکتر) را با هم گروه بندی می کنید و بلوک های زمانی خاصی را برای تکمیل یکجا برنامه ریزی می کنید. با انجام کارهای مشابه در یک گروه، میزان تغییر زمینه را که باید در طول روز انجام دهید محدود می‌کنید و در وقت گرانبها و انرژی ذهنی صرفه‌جویی می‌کنید. به عنوان مثال، برنامه ریزی دو بلوک 20 دقیقه ای برای پردازش ایمیل در طول روز کارآمدتر از بررسی صندوق ورودی هر 15 دقیقه است.
بلوک بندی زمان به خوبی با دسته‌بندی وظایف جفت می‌شود، زیرا شما را از زمان‌بندی تک تک وظایف در تقویمتان نجات می‌دهد. فقط کافی است هر روز یا هفته بخش‌هایی از زمان را برای زمانی که می‌خواهید مجموعه خاصی از فعالیت‌ها را انجام دهید، مانند ایمیل، صورت‌حساب، تمرینات، جلسات، نوشتن، کدنویسی، کارهای عمیق، انجام وظایف، آماده‌سازی غذا، مسدود کنید.

موضوع روز

طرح زمینه روز یک نسخه افراطی تر از دسته بندی وظایف برای افرادی است که مسئولیت های زیادی دارند و برای جلب توجه آنها رقابت می کنند. به عنوان مثال، یک کارآفرین اغلب باید به بازاریابی، فروش، توسعه محصول، پشتیبانی مشتری و منابع انسانی به طور همزمان توجه کند. به جای اینکه هر روز بلوک های زمانی برای هر حوزه مسئولیتی در نظر بگیرید، موضوع روز یک روز کامل در هر هفته را به هر مسئولیت اختصاص می دهد.

تقویم موضوعی روز

اختصاص هر روز به یک موضوع واحد، الگویی قابل اعتماد از کار ایجاد می کند و بار شناختی تغییر زمینه را محدودتر می کند. واردی توضیح می‌دهد که مضمون‌سازی وضوح ذهنی را ارائه می‌دهد که به او اجازه می‌دهد روی خانواده‌اش تمرکز کند:
«دانستن «معنی» روز برایفردی که فرزند دارد به او این امکان را می‌دهد تا چیزهایی را که نیاز دارد و می‌خواهد انجام دهد، بدون دیدن موارد نامشخص «باید انجام دهد» در فهرست انجام‌ها به دست بیاورد. در نتیجه، وقتی با بچه هایش وقت می گذراند، خستگی کمتری در تصمیم گیری دارد و حتی انرژی بیشتری دارد.»

باکس زمان

مسدود کردن زمان و باکس زمان اغلب به عنوان مترادف اشتباه گرفته می شوند، اما یک تفاوت مهم وجود دارد. مسدود کردن زمان از شما می‌خواهد که بخش‌های خاصی از زمان را برای تمرکز روی یک کار یا فعالیت معین کنار بگذارید. به عنوان مثال، “من فردا از ساعت 9 صبح تا 11 صبح روی اولین پیش نویس پست وبلاگ خود کار خواهم کرد.”در مقابل، باکس زمان از شما می‌خواهد که محدودیتی برای مدت زمانی که به یک کار خاص اختصاص می‌دهید، اعمال کنید. در اینجا یک نسخه جعبه زمانی از مثال مسدود کردن زمان در بالا آمده است: “من اولین پیش نویس پست وبلاگ خود را فردا بین ساعت 9 تا 11 صبح به پایان خواهم رساند.”
این «جعبه زمان» که خود تحمیل شده است، شما را مجبور می کند کارآمد کار کنید زیرا زمان محدودی برای تکمیل کار دارید. این می تواند یک راه سرگرم کننده برای به چالش کشیدن خود و بازی سازی بهره وری شما باشد.

چرا مسدود کردن زمان اینقدر موثر است؟

این تکنیک در ظاهر ساده به نظر می رسد، اما تأثیرات عمیقی بر ظرفیت شما برای انجام کارها دارد:

“کار عمیق” باعث تمرکز بهتری می شود

کال نیوپورت، نویسنده کتاب Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World، یکی از طرفداران بزرگ مسدود کردن زمان است. او هر شب 20 دقیقه را به برنامه ریزی روز کاری بعدی اختصاص می دهد:

زمانی که زمان زیادی را برای کار روی یک پروژه، مشکل یا کار برنامه ریزی می کنید، به جای اینکه توجه خود را به چند کار محدود کنید، تمام منابع ذهنی خود را روی یک چیز متمرکز می کنید. هرچه بیشتر «تک کار» را انجام دهید، عضلات ذهنی مورد نیاز برای کار عمیق را بیشتر می‌سازید و تمرکز آن راحت‌تر می‌شود.

این به شما کمک می کند “کارهای سطحی” را به طور موثرتر از بین ببرید

کار کم عمق، کار شلوغی است که برای دستیابی به اهداف بلندمدت شما ضروری است اما مهم نیست به کاغذبازی فکر کنید یا به (بیشتر) ایمیل ها پاسخ دهید. زمانی که به کارهای سطحی زمان می‌پردازید، محدودیت‌های واضحی برای مدت زمانی که به آن اختصاص می‌دهید تعیین می‌کنید. به علاوه، گروه‌بندی وظایف مشابه با هم، هزینه تغییر زمینه را کاهش می‌دهد. با جمع کردن تمام کارهای کم عمق خود در یک یا دو بلوک زمانی اختصاصی، می‌توانید آنها را به طور مؤثرتری انجام دهید و از بقیه روز کاری خود برای کارهایی با تأثیر بیشتر محافظت کنید.

کار کم عمق در مقابل کار عمیق(عکس)

این باعث می شود از نحوه گذراندن وقت خود آگاه شوید
اکثر مردم در مدیریت زمان بد هستند. ما در برآورد زمان انجام وظایف بسیار وحشتناک هستیم و تمایل داریم که بر خود آینده خود بیش از حد متعهد شویم. مسدود کردن زمان شما را وادار می کند که با اولویت ها و تعهدات فعلی خود روبرو شوید و در مورد نحوه گذراندن زمان محدود خود آگاه شوید. برای هر تعهد جدیدی که وارد زندگی خود می کنید، مجبور می شوید فضای فیزیکی را در تقویم خود پیدا کنید. در نتیجه، هزینه فرصت گفتن «بله» ملموس‌تر می‌شود و «نه» گفتن بسیار آسان‌تر می‌شود.

با کمال گرایی مقابله می کند

خطوط زمانی فازی بدترین دشمن یک کمال گرا هستند. همیشه چیزی برای اصلاح و بهبود وجود دارد. فهمیدن اینکه چه زمانی یک پروژه پایان باز به پایان رسیده است، می تواند دشوار باشد، به خصوص اگر هدفتان کمال است. در برخی موارد، باید بتوانید بگویید “به اندازه کافی خوبه” و ادامه دهید. باکس زمان می تواند با اعمال محدودیت های زمانی بر پروژه های شما کمک کند. اگر اغلب کارها را با تلاش برای درست کردن همه چیز طولانی می کنید، یک کادر زمانی دقیق برای اتمام کار تعیین کنید و به آن پایبند باشید.

این به شما کمک می کند تا اهداف خود را دنبال کنید

دکتر تاد راجرز و دکتر کاترین ال. میلکمن در مقاله «فراتر از نیت خوب: ترغیب مردم به برنامه ریزی، پیگیری کارهای مهم را بهبود می بخشد» چندین مطالعه را بررسی می کنند که از این ایده حمایت می کنند که در برنامه های مشخص به افراد کمک می کند تا اهداف خود را دنبال کنند. ”
از پیروی از یک رژیم ورزشی گرفته تا برنامه ریزی واکسن آنفولانزا، افراد زمانی که مکان، تاریخ و زمان خاصی را برای فعالیت یادداشت می کردند، به احتمال زیاد به نیت خود عمل می کردند. با این حال، بیشتر مردم به جای برنامه‌های مشخص، بر نیات مبهم تکیه می‌کنند:
به طور مثال مردم اغلب زمانی که با نیت قوی شروع می کنند، برنامه ریزی ناقص می کنند. آنها به اشتباه معتقدند که نیت قوی آنها برای سوق دادن آنها به انجام رفتارهای مطلوب کافی است و این باور آنها را از استفاده از استراتژی هایی که می تواند به تبدیل نیت به اعمال کمک کند باز می دارد.
نکته اولیه: هنگامی که وظایف و اهداف خود را برنامه ریزی می کنید، به احتمال زیاد آنها را دنبال خواهید کرد. بلوک بندی زمان شما را مجبور می‌کند برنامه‌های مشخصی تهیه کنید که اطمینان حاصل کند که هر روز برای رسیدن به اهداف خود کار می‌کنید.

آیا بلوک بندی زمان با کار من کارساز است؟

یکی از بزرگترین انتقادها به بلوک بندی زمان این است که مشاغل واکنشی را در نظر نمی گیرد که در آن نمی توان پیش بینی کرد که در هر لحظه چه اتفاقی می افتد. آیا انسداد زمان واقعاً یک استراتژی واقع بینانه برای متخصص پشتیبانی مشتری است که وظیفه اش پاسخگویی به بلیط ها است؟ یا مدیر حسابی که باید برای پاسخ به درخواست های مشتری در دسترس باشد؟
ما می‌خواهیم بگوییم که بله حتی مقدار کمی از کنترل بر برنامه شما می‌تواند بدون توجه به شغل شما مفید باشد.

کال نیوپورت آن را اینگونه بیان کرد:
«دوره‌های واکنش‌پذیری با پایان باز را می‌توان مانند هر نوع تعهد دیگری مسدود کرد. برای مثال، حتی اگر بیشتر روز خود را برای کارهای واکنشی مسدود کنید، این واقعیت که برنامه خود را کنترل می کنید به شما این امکان را می دهد که برخی از بلوک های کوچک (شاید در حاشیه برنامه) را به کارهای عمیق تر اختصاص دهید.”
وقتی روز کاری شما توسط نیروهای خارجی اداره می شود، به راحتی می توانید اهداف خود را فراموش کنید. مسدود کردن زمان می‌تواند به شما کمک کند حتی بر غیرقابل پیش‌بینی‌ترین زمان‌بندی‌ها، کنترل بیشتری داشته باشید.

برخی از اشتباهات رایج مسدود کردن زمان و نحوه اجتناب از آنها

در حالی که مسدود کردن زمان از نظر تئوری بسیار ساده است، اما در عمل سخت است. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند این روش را با موفقیت اعمال کنید (و در این فرآیند برده تقویم خود نشوید):

دست کم گرفتن زمان شما

در تخمین مدت زمان انجام کارها بهتر خواهید شد، اما تا زمانی که غریزه خود را بهبود ببخشید، اشتباه است که زمان زیادی را برای انجام کارها به جای خیلی کم،محدود کنید. برنامه خود را با زمان اضافی برای تکمیل و انتقال بین کارها تکمیل کنید. حتی می‌توانید «بلوک‌های مشروط» زمانی ایجاد کنید که اگر عقب افتادید، می‌توانید از آن استفاده کنید.

خیلی سفت و سخت بودن

هر اتفاقی می تواند پیش بیاید تا برنامه های شما را خراب کند. اما به خاطر داشته باشید، برنامه شما راهنمایی است برای کمک به تمرکز توجه شما بر آنچه مهم است، نه یک قرارداد الزام آور. این نوع برنامه ریزی مانند یک بازی شطرنج است که بلوک های کار به گونه ای پخش و مرتب می شوند که به نظر می رسد پروژه های کوچک و بزرگ همه با زمان (فقط کافی) تکمیل می شوند. بلوک‌های زمانی خود را به‌عنوان روشی انعطاف‌پذیر برای به چالش کشیدن خود ببینید، نه ابزارهای سخت‌گیرانه برای تنبیه خود در صورت کوتاهی.

زمان‌بندی بیش از حد اوقات فراغت

اگرچه گفته می شود که ایلان ماسک و بیل گیتس روزهای خود را تا 5 دقیقه برنامه ریزی می کنند، برنامه ریزی بیش از حد اوقات فراغت شما می تواند یک تمرین خودشکسته باشد. مطالعات نشان داده‌اند که زمان‌بندی فعالیت‌های اوقات فراغت «اثر کاهش‌دهنده منحصربه‌فردی» بر لذت کلی از فعالیت دارد.
درعوض، می‌توانید زمان قطع ارتباط و استراحت را بدون برنامه‌ریزی مشخص برای نحوه گذراندن آن زمان مسدود کنید. این به شما انعطاف پذیری می دهد تا به طور خود به خود تصمیم بگیرید که چه کاری می خواهید انجام دهید – با دوستان خود تماس بگیرید تا نوشیدنی بخورند؟ آن بازی جدید Xbox را بررسی کنید؟ خواندن؟ هر تصمیمی که می گیرید، فقط به یاد داشته باشید که حداقل بخشی از وقت آزاد خود را آزاد نگه دارید.

تنوع دسته بندی وظایف

بلوک بندی زمانی دقیق و اختصاصی  در هر کار جداگانه می تواند در طول زمان خسته کننده و سخت باشد. توصیه می کنیم برای یک سیستم ساده تر، مسدود کردن زمان و دسته بندی وظایف را ترکیب کنید. به جای یک بلوک زمانی برای هر کار فردی، یک بلوک زمانی برای هر دسته از کارهایی که با هم دسته بندی می کنید اختصاص می دهید. در عمل به این صورت است:
ابتدا تصمیم بگیرید که کدام دسته از کارها باید در برنامه روزانه یا هفتگی شما منعکس شود. به عنوان مثال، یک نویسنده مستقل ممکن است فهرست دسته بندی زیر را داشته باشد:
• پست الکترونیک
• ادمین کار
• حراجی
• جلسات
• پژوهش
• نوشتن
• توسعه حرفه ای
• یوگا
• آماده سازی غذا
• ادمین شخصی
• خواندن
• وقت آزاد

اکنون، با برنامه تقویم مورد علاقه خود یا برنامه ریز کاغذی خود بنشینید و بلوک های زمانی برای هفته آینده ایجاد کنید که نشان دهنده زمان هایی است که روی هر دسته کار می کنید. مطمئن شوید که همه اولویت ها و تعهدات شما فضای کافی در تقویم شما داده شده است. اگر متوجه شدید که برای یافتن فضا در تلاش هستید، ممکن است لازم باشد تعهدات خود را کاهش دهید. نتیجه نهایی چیزی شبیه به این خواهد بود:

برنامه ریزی روی کاغذ

اگر برای شما سخت است که به برنامه دیجیتال خود پایبند باشید، توصیه می کنیم روز خود را روی کاغذ برنامه ریزی کنید. یک برنامه کاغذی شما را مجبور می کند هر روز را تازه شروع کنید و به راحتی می توانید چیزها را خط بکشید و با گذشت روز سازگار شوید. بعلاوه، باز نگه داشتن برنامه کاغذی خود روی میزتان به عنوان یادآوری قابل مشاهده از آنچه قصد تمرکز روی آن را داشتید، آسان تر است.

تنوع تم روز

اگر سعی می‌کنید زمان را مسدود کنید و همچنان احساس می‌کنید بیش از حد پراکنده و تمرکز ندارید، ممکن است بخواهید موضوع‌بندی روز را امتحان کنید.

درپایان

برنامه ریزی روزها و هفته ها از قبل می تواند اتلاف وقت گرانبهایی باشد که می توانید از آن برای انجام کارها استفاده کنید. اما وقتی تقویم خود را کنترل نمی‌کنید، به راحتی اجازه می‌دهید حواس‌پرتی‌ها بر شما مسلط شوند. با در نظر گرفتن تصمیم گیری خود در مورد اینکه چه کاری را برای یک روز یا هفته کار کنید، در زمان و انرژی ذهنی خود صرفه جویی خواهید کرد.
به مدت یک هفته زمان بلوک بندی و دسته بندی وظایف را امتحان کنید و ببینید چه احساسی دارد که کنترل زمان و توجه خود را دوباره به دست بگیرید. به شما مقاله تکنیک های مدیریت زمان را برای تکمیل مطالعه خود پیشنهاد می دهیم.