اهمال کاری (به تعویق انداختن کارها)

چگونگی جلوگیری از اهمال کاری

به تعویق انداختن کار چالشی است که همه ما در یک مقطع زمانی با آن روبرو بوده ایم. تا زمانی که انسان ها اهمال کاری را کنار نگذارند با تأخیر، اجتناب و تعلل در مورد مسائلی که برایشان اهمیت دارد روبرو و دست و پنجه نرم می کنند.

اهمال کاری چیست؟

قرن هاست که بشر کارهایش را به تعویق می اندازد. در واقع مشکل آنقدر بی زمان است که فیلسوفان یونان باستان مانند سقراط و ارسطو کلمه ای را برای توصیف این نوع رفتار ایجاد کردند: آکراسیا.
آکراسیا حالت عمل کردن بر خلاف قضاوت بهتر شماست. این زمانی است که شما یک کار را انجام می دهید حتی اگر می دانید باید کار دیگری انجام دهید. با ترجمه ساده، می توان گفت که آکراسیا به تعویق انداختن یا عدم کنترل خود است.

در اینجا یک تعریف مدرن وجود دارد:

به تعویق انداختن کار یا مجموعه ای از وظایف است. بنابراین، چه به آن به‌عنوان اهمال‌کاری یا آکراسیا یا چیز دیگری یاد کنید، این نیرویی است که شما را از پیگیری کاری که قصد انجام آن را دارید باز می‌دارد.

چرا کار را به تعویق می اندازیم؟

چه چیزی در مغز می گذرد که باعث می شود از کارهایی که می دانیم باید انجام دهیم اجتناب کنیم؟ این زمان خوبی است تا کمی علم را وارد بحث خود کنیم. تحقیقات روانشناسی رفتاری پدیده ای به نام «ناسازگاری زمانی» را آشکار کرده است. ناسازگاری زمانی به تمایل مغز انسان برای ارزش گذاری بیشتر برای پاداش های فوری نسبت به پاداش های آینده اشاره دارد. بهترین راه برای درک این موضوع این است که تصور کنید دو خود دارید: خود فعلی و خود آینده. وقتی برای خود اهدافی تعیین می کنید مانند کاهش وزن یا نوشتن کتاب یا یادگیری زبان در واقع در حال برنامه ریزی برای خود و آینده خود هستید. شما تصور می کنید که می خواهید زندگی شما در آینده چگونه باشد. محققان دریافته‌اند که وقتی به آینده خود فکر می‌کنید، برای مغز شما بسیار آسان است که ارزش انجام اقدامات با مزایای بلندمدت را ببیند. خود آینده برای پاداش های بلند مدت ارزش قائل است.

با این حال خود آینده می تواند اهداف تعیین کند و تنها خود فعلی می تواند اقدام کند. وقتی زمان تصمیم گیری فرا می رسد، دیگر برای خود آینده، خود انتخابی نمی کنید. اکنون شما در لحظه حال هستید و مغز شما در حال فکر کردن به خود فعلی است. محققان کشف کرده‌اند که خود حاضر واقعاً لذت آنی را دوست دارد، نه سود طولانی‌مدت.
بنابراین، خود حاضر و خود آینده اغلب با هم در تضاد هستند. خود آینده می خواهد مرتب و متناسب باشد، اما خود حاضر یک سرگرمی می خواهد. مطمئناً، همه می دانند که امروز باید سالم غذا بخورید تا در 10 سال آینده دچار اضافه وزن نشوید. اما عواقبی مانند افزایش خطر ابتلا به دیابت یا نارسایی قلبی سال ها باقی مانده است.
به طور مشابه، بسیاری از جوانان می دانند که پس انداز برای بازنشستگی در دهه 20 و 30 سالگی بسیار مهم است، اما مزایای انجام این کار چندین دهه است. درک ارزش خرید یک جفت کفش جدید برای خود کنونی بسیار آسان تر است.
این یکی از دلایلی است که ممکن است به رختخواب بروید و انگیزه ایجاد تغییر در زندگی‌تان را داشته باشید، اما وقتی از خواب بیدار می‌شوید متوجه می‌شوید که دوباره به راه های قدیمی را طی می کنید. مغز شما برای مزایای بلندمدت زمانی که در آینده هستند (فردا) ارزش قائل است، اما وقتی نوبت به لحظه حال (امروز) می رسد، برای رضایت فوری ارزش قائل است.

اقدام و عمل

شما نمی توانید برای ایجاد انگیزه در خود فعلی به پیامدها و پاداش های دراز مدت اعتماد کنید. در عوض، باید راهی برای انتقال پاداش ها و مجازات های آینده به لحظه حال پیدا کنید. شما باید کاری کنید که پیامدهای آینده به پیامدهای فعلی تبدیل شوند. این دقیقاً همان چیزی است که در لحظه‌ای اتفاق می‌افتد که بالاخره از تعلل فراتر می‌رویم و اقدام می‌کنیم. برای مثال فرض کنید گزارشی برای نوشتن دارید. شما هفته‌ها در مورد آن می‌دانید و هر روز آن را به تعویق می‌اندازید. با فکر کردن به این مقاله ای که باید بنویسید کمی درد و اضطراب آزاردهنده را تجربه می کنید، اما به اندازه ای نیست که کاری در مورد آن انجام دهید. سپس ناگهان، یک روز قبل از پیامدهای آینده به پیامدهای فعلی تبدیل می شود و شما آن گزارش را ساعت ها قبل از سررسید آن می نویسید. درد تعلل در نهایت تشدید شد و شما از “خط اقدام” عبور کردید. در اینجا نکته مهمی وجود دارد که باید به آن توجه کرد. به محض عبور از خط اقدام، درد شروع به فروکش می کند. در واقع، قرار گرفتن در وسط اهمال کاری اغلب دردناک تر از قرار گرفتن در وسط انجام کار است. احساس گناه، شرم و اضطرابی که در حین به تعویق انداختن احساس می کنید معمولا بدتر از تلاش و انرژی است که باید در حین کار انجام دهید. مشکل انجام کار نیست، شروع کار است. اگر می‌خواهیم به تعویق انداختن دست برداریم، باید کار را تا حد امکان برای خود فعلی آسان کنیم و اعتماد کنیم که انگیزه و حرکت پس از شروع ما به وجود خواهد آمد. (انگیزه اغلب پس از شروع به وجود می آید، نه قبل از آن.)

چگونه از همین حالا تعلل را متوقف کنیم؟

استراتژی‌های مختلفی وجود دارد که می‌توانیم برای جلوگیری از تعلل استفاده کنیم. در زیر، من هر مفهوم را تشریح و توضیح خواهم داد، سپس چند نمونه از استراتژی در عمل را به شما ارائه خواهم داد.

• پس از اقدام فورا به خود پاداش دهید

اگر بتوانید راهی بیابید که فواید انتخاب های بلندمدت را فوری تر کنید، در این صورت اجتناب از به تعویق انداختن کار آسان تر می شود. یکی از بهترین راه‌ها برای آوردن پاداش‌های آینده به لحظه حال، استفاده از یک استراتژی است که به عنوان بسته‌بندی وسوسه شناخته می‌شود.
بسته بندی وسوسه مفهومی است که از تحقیقات اقتصاد رفتاری که توسط کتی میلکمن در دانشگاه پنسیلوانیا انجام شده است، به وجود آمده است. به بیان ساده، این استراتژی پیشنهاد می‌کند که رفتاری را که در بلندمدت برای شما خوب است را با رفتاری که در کوتاه‌مدت احساس خوبی دارد، ترکیب کنید.
قالب اصلی این است: فقط (کاری که دوست دارید) را در حین انجام (کاری که انجام آن را به تعویق می اندازید) انجام دهید.
در اینجا چند نمونه رایج را آورده شده است:
فقط در حین ورزش به کتاب های صوتی یا پادکست هایی که دوست دارید گوش دهید.
فقط هنگام پردازش ایمیل‌های کاری عقب افتاده، پدیکور کنید.
نمایش مورد علاقه خود را فقط هنگام اتو کردن یا انجام کارهای خانه تماشا کنید.
فقط زمانی در رستوران مورد علاقه خود غذا بخورید که جلسه ماهانه خود را با یک همکار سخت برگزار می کنید.
این مقاله تمرین‌های خاصی را پوشش می‌دهد که می‌توانید آن‌ها را دنبال کنید تا بفهمید چگونه می‌توانید ایده‌های بسته‌بندی وسوسه‌انگیزی را ایجاد کنید که برای شما مفید باشد.

• عواقب اهمال کاری را فوری تر کنید

راه های زیادی وجود دارد که شما را مجبور می کند تا هزینه های تعلل را زودتر بپردازید. به عنوان مثال اگر به تنهایی ورزش می کنید، حذف تمرین در هفته آینده به هیچ وجه تأثیر زیادی بر زندگی شما نخواهد داشت. سلامتی شما فوراً به خطر نمی افتد زیرا آن یک تمرین را از دست داده اید. هزینه به تعویق انداختن ورزش تنها پس از هفته ها و ماه ها تنبلی دردناک می شود.
یکی دیگر از استراتژی های رایج این است که اگر آنچه را که می گویید انجام ندهید، پول را به جایی بدهید که از آن متنفر هستید. یا کاری را انجام بدهید که از آن خوشتان نمی آید.

• از اتلاف وقتتان جلوگیری کنید 

یکی از کارهایی که می توانید انجام دهید و به شما کمک می کند تا با طراحی اقدامات آینده خود جلوی تعلل را بگیرید. به عنوان مثال، می‌توانید با خرید مواد  غذایی به اندازه احتیاجتان عادات غذایی آینده خود را کاهش دهید. می‌توانید با حذف بازی‌ها یا برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی، از اتلاف وقت در تلفن خود جلوگیری کنید.

•  کار را دست یافتنی تر کنید

همانطور که قبلاً توضیح دادیم، اصطکاک که باعث اهمال کاری می شود، معمولاً حول شروع یک رفتار متمرکز است. هنگامی که شروع می کنید، اغلب ادامه کار با درد کمتری همراه است. این یک دلیل خوب برای کاهش حجم عادات شماست زیرا اگر عادت های شما کوچک و شروع به آسانی باشد، احتمال تعلل آن کمتر خواهد بود.
یکی از راه‌های مورد علاقه من برای آسان‌تر کردن عادت‌ها استفاده از قانون 2 دقیقه است که می‌گوید: «وقتی عادت جدیدی را شروع می‌کنید، انجام آن باید کمتر از دو دقیقه طول بکشد». ایده این است که شروع به کار را تا حد امکان آسان کنید و سپس اعتماد کنید که شتاب پس از شروع کار شما را بیشتر وارد کار خواهد کرد. هنگامی که شروع به انجام کاری می کنید، ادامه انجام آن آسان تر است. قانون 2 دقیقه با آسان کردن شروع به کار به حدی که نمی توانید نه بگویید، بر اهمال کاری و تنبلی غلبه می کند.
یکی دیگر از راه‌های عالی برای دست یافتنی‌تر کردن وظایف، شکستن آنهاست. به عنوان مثال، بهره وری قابل توجه نویسنده مشهور آنتونی ترولوپ را در نظر بگیرید. او 47 رمان، 18 اثر غیرداستانی، 12 داستان کوتاه، 2 نمایشنامه و مجموعه ای از مقالات و نامه ها منتشر کرد. او چطور این کار را انجام داد؟ ترولوپ به جای اندازه‌گیری پیشرفت خود بر اساس تکمیل فصل‌ها یا کتاب‌ها، پیشرفت خود را در گام‌های 15 دقیقه‌ای اندازه‌گیری کرد. او هر 15 دقیقه یک هدف 250 کلمه را تعیین کرد و این الگو را هر روز سه ساعت ادامه داد. این رویکرد به او اجازه داد تا هر 15 دقیقه از احساس رضایت و موفقیت لذت ببرد و در عین حال به کار بزرگ نوشتن یک کتاب ادامه دهد.

دست یافتنی تر کردن وظایف خود به دو دلیل مهم است:

1. معیارهای کوچک پیشرفت به حفظ شتاب در درازمدت کمک می کند، به این معنی که احتمال دارد کارهای بزرگ را به پایان برسانید.
2. هرچه سریعتر یک کار سازنده را تکمیل کنید، روز شما سریعتر نگرش بهره وری و اثربخشی را ایجاد می کند.
من متوجه شدم که این نکته دوم، سرعتی که با آن اولین کار روزانه خود را انجام می دهید، برای غلبه بر اهمال کاری و حفظ بازده مولد بالا روز به روز از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

سازگار بودن: چگونه عادت به تعویق انداختن را کنار بگذاریم
بسیار خوب، ما استراتژی های مختلفی را برای غلبه بر اهمال کاری به صورت روزانه پوشش داده ایم. اکنون، بیایید چند راه برای تبدیل بهره‌وری به یک عادت بلندمدت و جلوگیری از بازگشت اهمال کاری به زندگی‌مان بحث کنیم.

کارشناسان روتین روزانه برای حداکثر بهره وری توصیه می کنند. یکی از دلایلی که به راحتی می‌توان به زمان به تعویق انداختن بازگشت آن را انجام داد، این است که ما یک سیستم روشن برای تصمیم‌گیری در مورد آنچه مهم است و ابتدا روی چه چیزی باید کار کنیم، نداریم. (این نمونه دیگری از این است که سیستم اغلب مهمتر از هدف است.)

یکی از بهترین سیستم های بهره وری که یکی از ساده ترین آنهاست. این روش Ivy Lee Method نام دارد و دارای شش مرحله است:

• در پایان هر روز کاری، شش چیز مهمی را که باید فردا انجام دهید، یادداشت کنید. بیش از شش کار را یادداشت نکنید.
• آن شش مورد را به ترتیب اهمیت واقعی آنها اولویت بندی کنید.
• وقتی فردا رسیدید، فقط روی اولین کار تمرکز کنید. قبل از اینکه به کار دوم بروید تا زمانی که کار اول تمام شود کار کنید.
• به بقیه لیست خود به همین روش نزدیک شوید. در پایان روز، موارد ناتمام را به یک لیست جدید از شش کار برای روز بعد منتقل کنید.
• این روند را هر روز کاری تکرار کنید.

در اینجا چیزی است که آن را بسیار مؤثر می کند:

به اندازه کافی ساده است که واقعاً کار کند. انتقاد اولیه از روش هایی مانند این این است که آنها بیش از حد اساسی هستند. آنها تمام پیچیدگی ها و ظرایف زندگی را در نظر نمی گیرند. اگر یک مورد اورژانسی ظاهر شود چه اتفاقی می افتد؟ در مورد استفاده از آخرین فناوری به بهترین نحو چه می توان گفت؟ پیچیدگی اغلب یک ضعف است زیرا بازگشت به مسیر را دشوارتر می کند. بله، موارد اضطراری و حواس پرتی غیرمنتظره به وجود خواهد آمد. تا حد امکان آنها را نادیده بگیرید، در صورت لزوم با آنها برخورد کنید و در اسرع وقت به لیست کارهای اولویت بندی شده خود بازگردید. از قوانین ساده برای هدایت رفتارهای پیچیده استفاده کنید.
شما را مجبور به تصمیم گیری های سخت می کند. من فکر نمی کنم چیزی جادویی در مورد تعداد شش کار مهم لی در روز وجود داشته باشد. به همین راحتی می تواند پنج کار در روز باشد. با این حال، من فکر می کنم چیزی جادویی در مورد اعمال محدودیت بر خود وجود دارد. من متوجه شدم که بهترین کاری که می‌توان انجام داد وقتی ایده‌های زیادی دارید (یا زمانی که تمام کارهایی را که باید انجام دهید غرق می‌شوید) این است که ایده‌های خود را کوتاه کنید و هر چیزی را که اصلاً ضروری نیست حذف کنید. محدودیت ها می توانند شما را بهتر کنند. روش لی شبیه قانون 25-5 وارن بافت است که از شما می‌خواهد فقط بر روی پنج کار مهم تمرکز کنید و هر چیز دیگری را نادیده بگیرید. اساساً، اگر به هیچ چیز متعهد نباشید، همه چیز حواس شما را پرت می کند.

اصطکاک راه اندازی را از بین می برد. بزرگترین مانع برای به پایان رساندن بیشتر کارها، شروع آنهاست. (بلند شدن از روی کاناپه می تواند سخت باشد، اما وقتی واقعاً شروع به دویدن کنید، پایان تمرین بسیار آسان تر است.) روش لی شما را مجبور می کند که شب قبل از رفتن به سر کار در مورد اولین کار خود تصمیم بگیرید. این استراتژی برای من فوق‌العاده مفید بوده است: به‌عنوان یک نویسنده، می‌توانم سه یا چهار ساعت را صرف بحث در مورد آنچه باید در یک روز معین بنویسم، تلف کنم. با این حال، اگر شب قبل تصمیم بگیرم، می توانم بیدار شوم و بلافاصله شروع به نوشتن کنم. این ساده است، اما کار می کند. در ابتدا، شروع به کار به اندازه موفقیت مهم است.

جامعه مدرن چند کار را دوست دارد. افسانه چندوظیفه بودن این است که مشغول بودن مترادف با بهتر بودن است اما دقیقا برعکسش درست است. داشتن اولویت های کمتر منجر به کار بهتر می شود. تقریباً در هر زمینه ای متخصصان سطح جهانی را مطالعه کنید. ورزشکاران، هنرمندان، دانشمندان، معلمان، مدیران عامل و متوجه خواهید شد که یک ویژگی در همه آنها وجود دارد: تمرکز. دلیلش هم ساده است. اگر مدام زمان خود را به ده روش مختلف تقسیم کنید، نمی توانید در یک کار عالی باشید. تسلط نیاز به تمرکز و ثبات دارد. صرف نظر از اینکه از چه روشی استفاده می کنید، نتیجه نهایی این است: هر روز مهم ترین کار را انجام دهید و اجازه دهید شتاب اولین کار شما را به کار بعدی ببرد.

چگونه با نشانه های بصری از اهمال کاری مزمن جلوگیری کنیم؟

راه دیگر برای غلبه بر تله اهمال کاری مزمن، استفاده از نشانه های بصری برای تحریک عادت ها و سنجش پیشرفت شما است. نشانه بصری چیزی است که می توانید ببینید (یک یادآوری بصری) که شما را وادار به انجام کاری می کند. در اینجا دلیل اهمیت آنها برای شکست دادن به تعویق انداختن است:
نشانه های بصری به شما یادآوری می کنند که یک رفتار را شروع کنید. ما اغلب در مورد توانایی خود در به خاطر سپردن انجام یک عادت جدید به خود دروغ می گوییم. (“من می خواهم سالم تر غذا بخورم یا می خواهم ورزش را شروع کنم”) اما چند روز بعد، انگیزه از بین می رود و مشغله زندگی دوباره شروع می شود. این که به سادگی انجام یک عادت جدید را به خاطر بسپارید، معمولاً دستوری برای شکست است. به همین دلیل است که یک محرک بصری می تواند بسیار مفید باشد. زمانی که محیط شما را به سمت درست هدایت می کند، رعایت عادات خوب بسیار آسان تر است. نشانه های بصری پیشرفت شما را در یک رفتار نشان می دهد. همه می دانند که ثبات جزء ضروری موفقیت است، اما تعداد کمی از مردم در واقع میزان ثبات آنها را در زندگی واقعی اندازه می گیرند. داشتن یک نشانه بصری مانند تقویمی که پیشرفت شما را ردیابی می کند از این دام جلوگیری می کند زیرا یک سیستم اندازه گیری داخلی است. با یک نگاه به تقویم خود فوراً میزان پیشرفت خود را خواهید دید. نشانه های بصری می توانند اثر افزایشی بر انگیزه داشته باشند. با افزایش شواهد بصری پیشرفت شما، طبیعی است که انگیزه بیشتری برای ادامه این عادت داشته باشید. هرچه پیشرفت بصری بیشتری ببینید، انگیزه بیشتری برای به پایان رساندن کار خواهید داشت. انواع مختلفی از مطالعات اقتصاد رفتاری رایج وجود دارد که از آن به عنوان اثر پیشرفت وقفی یاد می کنند. دیدن پیشرفت قبلی شما یک راه عالی برای شروع اقدام سازنده بعدی شماست. دو تا از استراتژی هایی که از نشانه های بصری استفاده می کنند عبارتند از: استراتژی گیره کاغذ که برای غلبه بر اهمال کاری روز به روز مفید است و استراتژی سینفلد که برای حفظ ثبات در دوره های زمانی طولانی بسیار عالی است.