تکنیک های مدیریت زمان

مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از پر ارزش ترین مهارت هایی است که شما را در زندگی خود به آن برای اداره بهتر کارهای شخصی و حرفه ای احتیاج دارید. اگر نمی توانید زمان خود را به طور مؤثر مدیریت کنید، دیر یا زود وارد حالت استرس و هیاهو می شوید. زمان، به عنوان یک جنبه حیاتی از زندگی است، که باید به محترمانه ترین شیوه برخورد شود. اگر هنر مدیریت زمان را یادبگیریم و به مدیریت زمان تسلط داشته در زندگیمان تغییرات مثبتی را تجربه خواهیم کرد. برای اینکه تک تک دقیقه های زندگی خود را در دست بگیرید، باید بدانید که مدیریت زمان موثر چیست و چگونه زمان را مدیریت کنید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان عبارت است از هماهنگی وظایف و فعالیت ها برای به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش های فرد. اساساً، مدیریت زمان به مردم این امکان را می دهد که کارهای بیشتر و بهتر را در زمان کمتری انجام دهند.

چرا مدیریت زمان مهم است؟

یادگیری هنر مدیریت زمان می‌تواند تأثیر مثبتی به‌ویژه بر زندگی حرفه‌ای شما داشته باشد.بیشتر افراد از هدر رفتن زمان خود احساس خوبی ندارند. اگر زمان خود را به نحوه درست مدیریت کنیم می توانیم وظایفمان را بهتر مدیریت کنیم، بهروی بالاتری داشته باشیم، استرس کمتری داشته باشیم و کار و زندگیمان در تعادل باشد. اما برعکس، اگر نتوانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، ممکن است عواقب نامطلوبی داشته باشد مانند: کیفیت کارمان پایین می آید، مهلت ها و فرصت های مهم را از دست می دهیم، میزان استرس بالا و عدم تمرکز در کارها و عدم تعادل کارها که همگی سبب فرسودگی شغلی می شود.
با مدیریت زمان موثر، کارکنان به راحتی می توانند ساعات کاری خود را به بهترین نحو مدیریت کنند. وقتی همه چیز طبق برنامه پیش می رود، کارمندان خلاق تر، شادتر و کمتر مستعد فرسودگی شغلی هستند. بنابراین، منطقی است که برای یادگیری نکات و تکنیک‌های مدیریت زمان که به نفع شغل شما باشد، کمی وقت بگذارید.
برخی از افراد هستند که به نظر می‌رسد زمان کافی برای انجام هر کاری که می‌خواهند دارند، در حالی که برخی دیگر همیشه از کاری به کار دیگر می روند یعنی بدون اتمام کار اول به سراغ کار دومی می روند. این به معنی این است که کسی که کاری را که شروع کرده را به پایان برساند از زمان خود به طور موثرتری استفاده می کند و مهارت های مدیریت زمان را به خوبی تمرین می کند. مهارت‌های مدیریت زمان، مهارت‌های مختلفی هستند که به مدیریت خوب زمان کمک می‌کنند.

برخی از مهارت ها عبارتند از:

• منظم ماندن در کارها، اولویت بندی کارهایی که باید انجام دهید
•  تعیین اهداف به وضوح
• مهارت های ارتباطی قوی
•  به طور موثر برنامه ریزی کردن بصورت روزانه
•  تمرین انجام وظایف
•  مدیریت استرس به روشی مثبت

چگونه می توانم مهارت های مدیریت زمان خود را بهبود بخشم؟

اکنون که اهمیت مدیریت زمان را می دانید، باید این نکات قدرتمند را نیز برای مدیریت عاقلانه زمان خود به کار ببرید. بیایید نگاهی به تکنیک ها و ابزارهای مدیریت زمان برای دستیابی به موفقیت عظیم بیندازیم.

15 نکته مدیریت زمان در محل کار برای رسیدن به اهدافتان:

1.  زود بیدار شوید و روز خود را طولانی تر کنید

همه ما 24 ساعت در روز فرصت داریم. اگرچه نمی توان تعداد ساعات یک روز را تغییر داد، اما مطمئناً می توانید سعی کنید کمی زودتر از خواب بیدار شوید و روز خود را طولانی تر از دیگران کنید. در حالت ایده آل، بدن شما به 6 تا 8 ساعت خواب نیاز دارد تا در سطوح بهینه انرژی شما باشد. با تنظیم زنگ ساعت 15 دقیقه زودتر از قبل شروع کنید و بازه زمانی را با گذشت زمان افزایش دهید. می توانید از این زمان اضافی برای ورزش، مدیتیشن، خواندن کتاب، اولویت بندی یا حتی برای دنبال کردن یک سرگرمی استفاده کنید. به تدریج بهره وری روزانه خود را افزایش خواهید داد و در مدیریت زمان هرگز مشکلی نخواهید داشت.

2.  اهداف هوشمندانه تعیین کنید و انجام دهید

آیا می دانید که راه درست و غلطی برای هدف گذاری وجود دارد؟ زمانی که اهداف شما از مزایایی برخوردار نیستند، چیزی در رویکرد شما گم شده یا کم است. در حالی که اگر اهداف را درست تعیین کنید، بهره وری شما می تواند به آسمان برسد.
اهدافی را تعیین کنید که هوشمند هستند. اهدافی که خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان. این اهداف ساختار محکمی را برای زندگی کاری شما به ارمغان می آورد و شما را برای آنچه امروز در انتظار شماست آماده می کند.

3.  یک نرم افزار ردیابی زمان خوب پیدا کنید

یکی از ساده ترین راه ها برای ثبت هر دقیقه سپری شده در محل کار، استفاده از یک نرم افزار مدیریت زمان است. این نرم افزارهای ردیابی زمان برای تعیین تخمین زمان، ردیابی زمان صرف شده برای انجام وظایف و حفظ رکورد هر دقیقه ای که در حین کار بر روی وظایف صرف می کنید، طراحی شده اند.
به عنوان مثال، اگر روی پروژه ای کار می کنید، می توانید برای هر کار و کار فرعی تخمین زمانی تعیین کنید تا زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید. می توانید از نرم افزارهای مدیریت زمان مانند ProofHub استفاده کنید تا پروژه ها و زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید.

درباره ویژگی ردیابی زمان ProofHub:

• جدول زمانی را اضافه کنید

چندین جدول زمانی را می توان برای ثبت داده های زمان اضافه کرد، که می تواند برای حقوق و دستمزد، صورتحساب مشتری، ردیابی و حتی مدیریت زمان استفاده شود.

• تخمین های زمانی را تنظیم کنید

زمانی که تخمین های زمانی را تنظیم می کنید، روش خوبی برای مدیریت زمان است زیرا می توانید تعیین کنید که چقدر زمان برای انجام کار باید صرف شود. اگر زمان صرف شده از زمان تخمینی بیشتر شود، نشانه واضحی خواهید داشت.
• ردیابی زمان به صورت دستی

می‌توانید برای انجام کار گرفته شده را وارد کنید و زمان صرف شده برای ساعت‌های قابل پرداخت یا غیرقابل پرداخت را به صورت دستی پیگیری کنید.
• ردیابی زمان با چندین تایمر

زمانی که بین کاری که در حال کار هستید جابجا می شوید تایمرها را شروع و مکث کنید و آن را در جدول زمانی ذخیره کنید.
• با کمک برگه های زمانی

با ردیابی دقیق زمان خود آشنا شوید، از برگه های زمانی به نفع خود استفاده کنید و از همه گزارش های روشنگری متفاوتی که یک نرم افزار ردیابی زمان ارائه می دهد استقبال کنید.
• برگه های زمانی صادر کنید

جدول زمانی را صادر کنید و از آنها برای صورتحساب مشتری، حقوق و دستمزد و مدیریت زمان استفاده کنید.
• برگه های زمانی را بایگانی کنید

برگه‌های زمانی را از بخش زمان بایگانی کنید تا بعداً از آن استفاده کنید.
• گزارش های تایم

گزارش های زمان سفارشی را در یک ابزار ردیابی ایجاد کنید تا ساعات ثبت شده را مشاهده کنید.
با نرم افزار مدیریت زمان برنامه ریزی و اولویت بندی بهتری داشته باشید. ProofHub را امتحان کنید.

4. صبح ها را برای مهم ترین وظایف نگه دارید

مارک تواین یک بار گفت: “هر روز صبح یک قورباغه زنده بخورید و هیچ اتفاق بدتری در بقیه روز برای شما نخواهد افتاد.” هدف او این است که مهم ترین کار را به عنوان اولین کار صبح انجام دهد. و اگر دو یا چند قورباغه برای خوردن دارید، اول بزرگترین قورباغه را بخورید.
مدیریت زمان و اولویت بندی هر دو دست به دست هم می دهند. فقط زمانی می توانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید که بدانید چه کاری قرار است چه زمانی انجام شود. نکته این است که یک کار سخت یا وقت گیر را انجام دهید، پس ازانجام آن روی چیزهای دیگر تمرکز کنید.

5. منطقه خود را کشف کنید

حتما متوجه شده اید که در ساعات مشخصی مانند عقاب متمرکز هستید و بهره وری شما بالا می رود. زمانی اتفاق می افتد که ذهن شما با شرایط بیرونی هماهنگی کامل داشته باشد. برخی آن را “جریان” می نامند در حالی که برخی دیگر آن را “منطقه” خود می نامند.کشف جریان یا منطقه شما می تواند به طور مستقیم به استفاده صحیح از زمان شما کمک کند. این به شما کمک می کند زمانی که احساس می کنید و بهترین عملکرد خود را دارید به یک وضعیت بهینه از هوشیاری برسید.

6. عوامل حواس پرتی را مسدود و آنها را از زندگی خود دور کنید

ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی و پیام‌های رسانه‌های اجتماعی برخی از رایج‌ترین و در عین حال بزرگ‌ترین عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند. به حدی که در نهایت هر سال 759 ساعت را به دلیل حواس‌پرتی‌های محل کار تلف می‌کنید. همه به لطف این عوامل حواس پرتی است که انجام یک کار که به 60 دقیقه نیاز دارد بیش از 3 ساعت طول می کشد. هر زمان که روی کارهایی با اولویت بالا کار می کنید، آن تلفن را در حالت بی صدا قرار دهید و داده ها را خاموش کنید. در نهایت در زمان زیادی صرفه جویی خواهید کرد و سطح کارایی خود را یک درجه بالاتر خواهید برد.

7. داشتن چندوظیفه و اثرگذاری کیفیت بر کمیت

اگر به خود افتخار می کنید که چندین کار را همزمان انجام می دهید، بهتر است بدانید که یک تحقیق نشان می دهد که تنها 2 درصد از مردم می توانند به طور موثر چند کار را انجام دهند. برای 98 درصد باقیمانده افراد، انجام چند کار در واقع اتلاف وقت و کاهش بهره وری کلی آنهاست. به جای اینکه توجه خود را به سه چیز مختلف تقسیم کنید، بهتر است کاملاً روی یک چیز تمرکز کنید و از آن شگفت زده شوید. برای موثرتر کردن آن، سعی کنید تایم باکس آنها را تنظیم کنید. به عمل تخصیص یک چارچوب زمانی برای هر کار اشاره دارد که در ازای آن، احتمال تکمیل موفقیت آمیز آن افزایش می یابد.

8. به طور مکرر استراحت های کوچک داشته و تجدید قوا کنید

ممکن است غیر منطقی به نظر برسد، اما استراحت یکی از استراتژی های مدیریت زمان موثر است. چگونه؟ بیایید دو سناریو را فرض کنیم. در سناریوی اول، یک عضو تیم را تصور کنید که به مدت 5 تا 7 ساعت به طور مداوم روی یک کار کار می کند و یکی دیگر از اعضای تیم در حال کار روی همان کار با استراحت های کوچک مکرر است. به نظر شما چه کسی از زمان خود به طور موثر استفاده می کند؟ البته مدیریت هوشمندانه زمان بر این واقعیت تأکید دارد که استراحت های کوچک بعد از یک ساعت یا بیشتر می تواند بهره وری شما را به سطح دیگری برساند.

9. برای خود یک چیز الهام بخش پیدا کنید (نقل قول ها، فیلم ها، کتاب های صوتی)

دنبال کردن یک لیست کار یا یک الگوی خاص می تواند خسته کننده باشد. زمانی که انگیزه کامل ندارید، تمرکز در کار دشوار است. به جای اینکه این زمان را برای انجام کاری بیهوده تلف کنید، از آن برای الهام بخشیدن به خودتان استفاده کنید. آن نقل قول های کلیشه ای مدیریت زمان را دور میز خود بچسبانید. ویدیوهای انگیزشی را تماشا کنید یا به کتاب های صوتی گوش دهید که در مورد نکات مدیریت زمان در محل کار صحبت می کنند. یا فقط به یک پیاده روی کوچک بروید. ما با پدیده‌های اهمال‌کاری آشنا هستیم که در آن یا اصلاً کاری انجام نمی‌دهید یا دست به کارهای بیهوده می‌زنید. بهانه آوردن های مزمن در قرار دادن چیزهای مهم برای بعداً به اوج غیرمعمولی دست می‌یابند و وقتی ما این را متوجه می شویم که خیلی دیر شده است، دچار وحشت و استرس می‌شویم. اجازه ندهید اهمال کاری زندگی شما را تحت الشعاع قرار دهد و اجازه ندهید بخشی از سبک زندگی شما شود. بهترین راه برای مقابله با اهمال کاری این است که کار خود را به چند کار تقسیم کنید. این نه تنها آن را قابل انجام می کند، بلکه به شما نقطه شروعی برای شروع کار می دهد. همچنین، سعی کنید جدول زمانی دقیقی تهیه کنید که به شما ایده دقیقی بدهد. وقتی اطراف خود را با افرادی احاطه می‌کنید که فوراً دست به اقدام می‌زنند و اهداف را از بین می‌برند، به‌طور خودکار چنین عادت‌هایی را در خود جای می‌دهید و در کار فعال‌تر می‌شوید.

10. حداقل 7-8 ساعت بخوابید

خواب عاملی است که می تواند بر بسیاری از چیزها تأثیر مثبت و منفی بگذارد. وقتی شش تا هشت ساعت خوب بخوابید، نه تنها احساس شادابی می کنید، بلکه به یک سبک زندگی سالم نیز کمک می کند. برعکس، وقتی به اندازه کافی نمی خوابید، خطرات بیماری مانند دیابت، چاقی و موارد دیگر را نیز افزایش می دهید. ذهن و بدن انسان زمانی که به خوبی استراحت می کند تصمیمات بهتری می گیرد و عملکرد بهتری دارد. شما می توانید به سرعت تصمیم بگیرید که چه زمانی و چگونه انجام دهید. برنامه ای برای خواب خود تهیه کنید و هر روز به آن پایبند باشید. سعی کنید پس از به تخت خواب رفتن و بیدار شدن از خواب از شبکه های اجتماعی (social media) دوری کنید.

11. کمتر اما تاثیرگذار انجام دهید

این هرگز ایده خوبی نیست که بیش از آنچه می توانید تحمل کنید، کار کنید. افراد با موفقیت و عملکرد عالی در سراسر جهان کمتر اما بهتر عمل می کنند. وقتی کارها را اولویت بندی می کنید، به شما وضوح و جهت می دهد تا بتوانید روی کارها کار کنید، در زمان صرفه جویی کنید و بهره وری بیشتری داشته باشید. دفعه بعد که مدیریت زمان برایتان سخت بود، یک نفس عمیق بکشید و یک کار را انجام دهید، آن را کامل کنید و کار دیگری را بدون استرس زیاد شروع کنید.

12. از یک تقویم آنلاین استفاده کنید

یکی از بهترین نکات مدیریت زمان برای مدیران شروع استفاده از تقویم آنلاین است. مدت ها قبل از تقویم به عنوان ابزاری اساسی برای مدیریت زمان استفاده می شد. با ظهور تقویم های آنلاین، می توان به راحتی برنامه خود را مدیریت کرد، تاریخ ها و رویدادهای مهم را علامت گذاری کرد، یادآوری ها را تنظیم کرد، بلوک های زمانی ایجاد کرد و موارد دیگر. بهترین بخش این است که تقویم های آنلاین را می توان با برنامه های شخص ثالث ادغام کرد و از چندین دستگاه قابل دسترسی است. گزینه های زیادی برای انتخاب وجود دارد مانند Google Calendar، Outlook Calendar، Apple Calendar، اما تقویم پروژه در ProofHub نحوه مدیریت برنامه خود، برنامه ریزی رویدادها و پیگیری تاریخ های مهم و قابل تحویل در پروژه را ساده می کند.

سایر ویژگی تقویم های آنلاین:
• اضافه کردن رویدادها و وظایف تکرارشونده : اگر یک کار باید به طور منظم انجام شود، می‌توانید هر رویداد یا کاری را بدون نیاز به ایجاد مجدد دستی تنظیم کنید تا تکرار شود.
• تنظیم یادآورهای خودکار : یادآورهای خودکار را برای رویدادها یا وظایف تنظیم کنید.
• چند نما: نمای تقویم را تنظیم کنید: روز، هفته، 2 هفته یا حتی یک ماه.
• نقاط عطف و رویدادهای خصوصی ایجاد کنیدک با تنظیم روی خصوصی، دید وظایف یا رویداد را برای خود محدود کنید.
• دانلود تقویم: تقویم ها را در قالب های PDF، CSV یا iCal بارگیری کنید.

13. کارهای مشابه را با هم ترکیب کنید

چیزهای کوچکی مانند کنار هم قرار دادن کارهای مشابه نیز می تواند مقدار قابل توجهی از زمان شما را ذخیره کند. همه ما می دانیم که وظایف مختلف انواع مختلف تفکر و ترتیب را می طلبد. به جای پریدن از یک کار به کار دیگر بدون فکر، هوشمندانه خواهد بود که آنها را با هم جمع کنید.
برای مثال: می‌توانید زمان خاصی را برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها و تماس‌های تلفنی مهم تعیین کنید تا اینکه هر از گاهی در طول روز آن‌ها را انجام دهید. این به شما کمک می کند کار و زمان خود را به روشی ساختاریافته اولویت بندی کنید. همچنین، هنگامی که روی کارهای مرتبط کار می کنید، به مغز خود اجازه می دهید تا تمرکز بهتری داشته باشد و آنها را به سرعت از لیست خود انجام دهد. شما می توانید در مدیریت وظایف و رویدادهای تکراری از قبل در زمان و تلاش خود صرفه جویی کنید.

14. سپردن کار به دیگری

لازم نیست همه این کارها را انجام دهید، چه تازه کار، چه مدیر اجرایی و چه مدیر. یکی از بهترین چیزها در مورد تفویض اختیار و برون سپاری این است که به شما زمان کافی برای تمرکز روی چیزهای مهم می دهد و حجم کاری شما را تا حد زیادی کاهش می دهد. مهم نیست که در این مرحله از زندگی خود در کدام مرحله حرفه ای هستید، همیشه انتخاب هوشمندانه ای است که یاد بگیرید چگونه وظایف را به دیگران محول کنید و به دیگران اجازه دهید مقداری بار را از دوش شما بردارند.

15. زمان خود را پیگیری کنید

شما باید بدانید که چگونه و در کجا هر ساعت در محل کار صرف می شود تا زمان را بهتر مدیریت کنید. ردیابی زمان خود را به صورت دستی یا با ابزار ردیابی زمان شروع کنید. افرادی که دوست دارند کارهایی را که انجام می دهند پیگیری کنند، معمولا متمرکز، سازنده و منظم هستند. آن‌ها نه تنها ساعت‌هایی را که برای آن کار می‌کنند نظارت و پیگیری می‌کنند، بلکه به تعداد فعالیت‌هایی که انجام می‌دهند، وظایف و پروژه‌هایی که انجام می‌دهند و مشتریانی که برای آنها کار می‌کنند نیز توجه دارند.

16. از کمال گرایی پرهیز کنید

اگر در انجام هر کاری بخواهید کمال گرا باشید زمان بسیار زیادی را از دست می دهید. کمال گرا بودن باعث می شود پایان رساندن کارها بسیار دشوارتر شود در نتیجه زمان بیشتری را صرف یک کار کنید. این امر در صورتی که مهارت و امکانات لازم برای بهترین خروجی را در اختیار نداشته باشید، کار را با دشواری بیشتری مواجه خواهد ساخت.

برای آشنایی بیشتر با این موضوع به شما پیشنهاد خواندن مقاله کمال گرایی را می دهیم.

تکنیک های مدیریت زمان

با توجه به نکات مدیریت زمان بالا برای کار، اکنون زمان تکنیک های شگفت انگیز مدیریت زمان است که شما را به یک حرفه ای مدیریت زمان تبدیل می کند. پذیرش تکنیک‌های مدیریت زمان به این معنی نیست که کارهای زیادی را در روز خود در نظر بگیرید، بلکه ساده کردن نحوه کار شما برای انجام بهتر کارها است. با اتخاذ تکنیک های مدیریت زمان خوب، زمان بیشتری برای انجام کارهایی که دوست دارید خواهید داشت. زیرا ما از این مفهوم پیروی می کنیم: سخت کار نکنید، هوشمندانه کار کنید، مدیریت زمان یک امر ضروری است.
برایان تریسی:
«مدیریت زمان یک فعالیت یا مهارت جانبی نیست. این مهارت اصلی است که هر چیز دیگری در زندگی به آن بستگی دارد.»

بیایید نگاهی به چند تکنیک محبوب و پرکاربرد مدیریت زمان بیندازیم:

1. اصل پارتو «اصل 80/20»

اصل 80/20 که نشان می دهد 80٪ نتایج از 20٪ اقدامات یا تلاش ها ناشی می شود.
این بدان معنی است که:
80 درصد از حجم فروش از 20 محصول در خط تولید حاصل می شود.
80 درصد از درآمد یک شرکت از 20 درصد مشتریان آن به دست می آید.
80 درصد از تولید یک شرکت از 20 درصد کارمندان آن تامین می شود.
اصل پارتو مدیریت زمان را در کانون توجه قرار می دهد و به شما اجازه می دهد به جای صرف وقت برای کارهایی که تفاوت چندانی ایجاد نمی کنند، روی مهمترین وظایف تمرکز کنید.
به عنوان مثال، بهتر است 10 مقاله را در یک ساعت مرور کنید (کمی بیشتر از 5 دقیقه به آن نگاه کنید) و دو تا از بهترین ها را در یک ساعت آینده انتخاب کنید تا اینکه دو ساعت را صرف خواندن سه مقاله با جزئیات کنید.
ممکن است در ابتدا کمی دشوار باشد، اما شما به آن عادت کرده اید، افزایش بهره وری خود را مشاهده خواهید کرد و قادر خواهید بود زمان و تلاش را بهتر مدیریت کنید.

2. روش ABCDE

اگر در مدیریت و صرف وقت خود به طور موثر مشکل دارید، سعی کنید اولویت ها را با روش ABCDE تنظیم کنید. در اینجا نحوه استفاده از روش فوق به عنوان یک نکته مفید برای مدیریت زمان برای کار و استفاده شخصی آورده شده است.
در این روش ابتدا فهرست کارهایی که در دست، تهیه می کنید و سپس هر کار را به عنوان A، B، C، D و E طبقه بندی می کنید که در آن:
A مخفف مهمترین وظیفه است: شما باید این وظایف را به هر قیمتی انجام دهید در غیر این صورت می توانید عواقب جدی داشته باشید.
B مخفف وظایف اهمیت کمتر است: چنین وظایفی باید انجام شوند اما به اندازه کارهایی که در دسته بالا قرار می گیرند نمی توانند انجام شوند.
C مخفف وظایف بدون عواقب است: چنین وظایفی هستند که انجام دادن آنها خوب است، اما هیچ عواقبی برای آنها وجود ندارد، چه آن را انجام دهد یا نه.
D مخفف وظایف برای سپردن به دیگری است: اگر چیزی وجود داشته باشد که بتواند آن را به شخص دیگری انجام دهد، به عنوان D نشان دادن می شود. با این حال، می تواند موقعیتی داشته باشد زیرا هر وظیفه ای را نمی توان به صورت شخصی انجام داد.
E مخفف وظایفی است که می توانید آنها را حذف کنید: یک کار E چیزی است که کاملاً نامربوط است و می تواند حذف شود زیرا انجام آنها از قبل هیچ سودی برای بهره وری و کارایی شما ندارد.

3. سیستم 4D

آیا در مورد 4 دی مدیریت زمان شنیده اید؟ به بیان ساده، این 4D به DELETE، DELEGATE، DEFER و DO اشاره دارد. بیایید به طور خلاصه آنها را مورد بحث قرار می دهد:
Delete (حذف، قطع): همیشه برخی از کارها هستند که نیازی به توجه شما ندارند و می توانند به لیست شما حذف شوند.
Delegate (واگذاری اختیارات): اگر کسی می‌تواند کاری را حتی ۷۵ درصد به خوبی شما انجام دهد، آن را به او واگذارکنید. اگر کسی نیست که بتواند کار را به او واگذار کنید، می توانید آموزش دادن به دیگری را شروع کنید یا حتی کار را ه بیرون بسپارید.
Defer(به تعویق انداختن): قرار نیست همه چیز فوراً انجام شود. اگر کاری وجود دارد که بعداً می توانید انجام دهید و عواقب جدی ندارد، آن را به تعویق بیندازید.
Do(انجام دهید): اگر کار مهمی برای انجام دادن وجود دارد و برای انجام آن زمان زمان ندارید، آن را همان جا انجام می دهید.

4. 18 دقیقه

پروژه 18 دقیقه‌ای توسط پیتر برگمن، مدیر شرکت اجرایی مشاوره مدیریت جهانی Bregman Partners به شما امکان می‌دهد تا از طریق ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی، پیام‌های متنی و جلسات بی‌پایانی که مانع از شناسایی زمان خود بر روی چیزهای مهم می‌شوند، حرکت کنید. .

پنج دقیقه صبح: بنشینید و به کارهایی که امروز برای موفقیت آن باید فکر کنید. سپس آن کارها را از لیست کارهای خود حذف کنید و آنها را در برنامه خود برنامه ریزی کنید
یک دقیقه در ساعت: مجدد. او می‌نویسد: «هر ساعت یک زنگ هشدار را تنظیم کنید و زمانی که بوق می‌زند، «نفس عمیق بکشید و از خود بپرسید که آیا آخرین ساعت خود را مفید گذرانده‌اید یا خیر».
پنج دقیقه بعد از ظهر: کامپیوتر خود را خاموش کنید و مرور کنید که چگونه گذشت.
در مجموع، امکانات 18 دقیقه ای بینشی آسان برای مدیریت روزتان و داشتن لحظه ای برای بازیابی زندگی خود از حواس پرتی به شما می دهد.

در پایان

مدیریت زمان نقش مهمی در زندگی روزمره ما دارد. حتی آموزش خود در نکات اساسی مدیریت زمان می تواند در زندگی شما شگفت انگیز ایجاد کند. هر دقیقه ارزش دارد، آن را برای انجام کاری که ارزشی به زندگی شما اضافه نمی کند هدر ندهید.