سیلوهای سازمانی و تأثیرات آن

سیلوهای سازمانی چیست؟

سیلوهای سازمانی در تجارت زمانی است که یک شرکت دارای گروه هایی از متخصصان است که بر اساس بخش، تخصص یا مکان از هم جدا شده اند. یک رویکرد بسیار رایج. مشکل زمانی شروع می شود که کارمندان فقط از نظر فیزیکی از هم جدا نیستند، بلکه زمانی که به جای اهداف شرکت، اهداف بخش را دنبال می کنند. سیلوهای سازمانی ساختارهایی هستند که کارمندان و تیم ها را به افراد تقسیم می کنند و باعث می شوند که به طور مستقل کار کنند و اغلب از به اشتراک گذاری اطلاعات اجتناب می کنند. افراد دوست دارند روی کاری که انجام می دهند تمرکز کنند، به این معنی که اغلب در هنگام تصمیم گیری در سیلوهای خود به پیامدهای ناخواسته در سایر بخش های سازمان فکر نمی کنند.

مثال: سیلوهای سازمانی که در آن اشتراک گذاری اطلاعات و برقراری ارتباط کمیاب است. سازمان به گونه ای سازماندهی شده است که جریان اطلاعات برای آن دشوار است، زیرا فرض کنید، یک بخش نمی خواهد اطلاعات را درز کند.
وقتی ارتباطات در یک تجارت بزرگ کمیاب است، دستیابی به همان هدف و نگاه کردن به تصویر بزرگ به یک کار دلهره آور تبدیل می شود و به رقابتی در درون سازمان شما تبدیل می شود که همه در آن شکست خواهند خورد.

چه چیزی باعث ایجاد سیلوهای سازمانی می شود؟

ذهنیت سیلو عامل اصلی تشکیل سیلوهای سازمانی است. همه چیز با ذهنیتی شروع می شود که افراد شما باید روی آن کار کنند.

ذهنیت سیلو چیست؟

ذهنیت سیلو زمانی است که کارمندان و حتی مدیریت، فقط به “داخل سیلو” فکر می کنند. کارمندان فقط به بخش خود گزارش می دهند و بقیه فقط دشمنانی هستند که می خواهند شما و دوستانتان را پایین بیاورند. مدیران اطلاعات را به اشتراک نمی‌گذارند یا ارتباط برقرار نمی‌کنند زیرا می‌خواهند دست بالا را داشته باشند به رویکرد سیلو کمک می‌کنند. تعریف رسمی ذهنیت سیلو «یک سیستم مدیریت جزیره ای است که در آن یک سیستم یا زیرسیستم اطلاعاتی قادر به عملیات متقابل با سایرین که مرتبط هستند یا باید مرتبط باشند، نیست».

مواردی که نشان دهنده سیلو در سازمان ها هستند:

• فقدان مدیریت برای ترویج همکاری
• موانع ارتباطی داخلی
• عدم تمرکز بر روی  اهداف شرکت
• رقابت در بخش ها معمولاً برای منابع
• مشوق هایی که در خدمت یک بخش هستند
• شیوه ها و ابزارهای ضعیف مدیریت دانش مانند پایگاه دانش داخلی
• فقدان فرهنگ سازمانی واحد
• فقدان جلسات یا فعالیت‌هایی که تعاملات بین بخش‌ها را ارتقا می‌دهد
• بدون پروژه های بین گروهی یا تیمی

معایب سیلوهای سازمانی:

مراقب این نشانه های اولیه از ظهور سیلوهای سازمانی در سازمان خود باشید.

تکرار در تلاش و کاهش نوآوری

اما امروزه در بسیاری از شرکت ها این اتفاق می افتد. یک تکلیف وجود دارد که باید انجام شود و دو نفر به طور همزمان آن را انجام می دهند. البته این بدان معناست که بهره وری کاهش می یابد و کارمندان شما ناامید می شوند. این نشانه آن است که افراد شما در حال ارتباط نیستند و شما وظایفی را تعیین نمی کنید. بنابراین، وقتی زمان ارائه نتایج فرا می رسد، می توانید بشنوید: «فکر می کردم این کار را می کنی»، «نه، داشتم X را انجام می دادم» یا حتی «نمی دانستم که امروز موعد آن است». همچنین  گاهی اوقات، شما نوآوری را قربانی می کنید، زیرا پروژه هایی وجود دارد که ایده ها در آنها به اشتراک گذاشته نمی شود و نتایج به پتانسیل کامل آنها نمی رسد.

عدم همسویی تیمی و همسویی کلی سازمانی

استانداردها خوب هستند. آنها به کارمندان شما کمک می کنند تا بر اساس ارزش های شرکت شما تصمیم بگیرند و در دراز مدت، شما را از سردردهای زیادی نجات می دهند. اگر اینها نبود، کارمندانی که نمی دانستند در حال حاضر چه کاری انجام دهند، راه حل کوتاه مدتی را اجرا می کردند.
نکته ای که در مورد این راه حل های کوتاه مدت وجود دارد این است که کارمندان شما به آن عادت می کنند و برخی از آنها راه حل های خود را ایجاد می کنند. این به روش قدیمی قابل اعتماد تبدیل می شود. و از کارمندی به کارمند دیگر منتقل می‌شود و در نتیجه یک شرکت کامل یک پرس و جو را به روش اشتباه یا به روش‌های مختلف حل می‌کند.
این بدان معناست که باز هم ارتباطات ضعیف است و کارکنان شما مستعد اشتباه هستند. اشتباهاتی که اصلاح آنها از سوی گروه زیادی از مردم دشوار خواهد بود و منجر به اتلاف زمان، بهره وری و منابع می شود.

فقدان همکاری و ارتباط بین تیمی

همکاری بین تیمی نیز حیاتی است. شما به کارمندانی نیاز دارید که بازیکنان تیم باشند، نه تنها برای بخش های خود، بلکه برای کل شرکت و بیایید صادق باشیم، اگر بخش‌های مختلف نتوانند در مورد چیزی به توافق برسند یا بدون مشورت با یکدیگر تصمیم بگیرند، برخی از تصمیم‌ها می‌توانند پوچ به نظر برسند.

مزایای شکست سیلوهای سازمانی:

مزایای بهبود جریان اطلاعات و دانش

اطلاعات کلید هر فرآیندی است. بنابراین هنگامی که شرکت شما دارای این به اصطلاح سیلوهای دانش یا سیلوهای اطلاعاتی است، استفاده حداکثری از فرآیندهای داخلی شما دشوار است. بیایید به برخی از مزایای شکستن فرهنگ سازمانی سیلو نگاه کنیم.

بهره وری را بهبود می بخشد

کارمندان وظایف روزانه خود و همچنین محل قرار گرفتن تمام اطلاعات مربوط به آن را خواهند دانست. زمان یک معیار مهم در بهره وری است و هر چه بیشتر در وقت کارکنان خود صرفه جویی کنید، آنها می توانند عملکرد خود را در طول روز بهبود بخشند. ممکن است از قبل بدانید چه حسی دارد که ساعت ها به دنبال یک اطلاعات بگردید و بعد یکی می آید موانع ارتباط و همکاری را می شکند.
اکنون، این در مورد اهداف بخش نیست، بلکه در مورد اهداف شرکت است. وقتی اطلاعات در همه بخش‌ها توزیع می‌شود، مردم دیگر احساس نمی‌کنند که باید از چیزی محافظت کنند. شفافیت در فرآیندها وجود دارد و کارکنان از تأثیر اقدامات خود آگاه هستند. این به کارمندان شما احساس تعلق می دهد و به همین دلیل است که می خواهند ایده های خود را به اشتراک بگذارند یا به بخش‌های دیگر بروید تا ببینید فرآیندهای آن‌ها چگونه با پروژه بعدی مطابقت دارد و این می تواند منجر به نوآوری و انعطاف پذیری در فرآیندها شود.

حس اجتماع و فرهنگ می دهد

نیمی از کارمندان تنها به خاطر احساس قوی جامعه، مدت بیشتری در یک شرکت می مانند و این جامعه معمولاً از روابط خوب بین همکاران و جشن ها برای دستیابی به نقاط عطف ناشی می شود.

افزایش همسویی شرکت برای دستیابی به اهداف

بهتر است تعداد زیادی از افراد برای رسیدن به یک هدف کار کنند تا اینکه زیر گروه هایی بخواهند نشان دهند که چه کسی بهتر است و کار می کند. ذهنیت کارآفرینی را در سراسر شرکت خود به گونه ای ارتقا دهید که کارکنان می خواهند سازمان بهتر شود. وقتی افراد زیادی از تخصص های مختلف گرد هم می آیند تا به چیزی برسند، نتیجه همیشه چشمگیر است.

نحوه شکستن سیلوهای سازمانی

سوالی که اکنون مطرح می شود این است که چگونه می توانید آن را به بهترین شکل برای شما پیش ببرید. بله، با تغییر ذهنیت سیلو شروع می شود، اما در اینجا چند نکته وجود دارد که در این راه به شما کمک می کند:

• چشم انداز و ماموریت شرکت خود را با اهداف مشترک و گام به گام هماهنگ کنید.
• کارکنان خود را تشویق کنید تا دانش را به اشتراک بگذارند.
• همکاری بین تیمی را ترویج دهید. پروژه هایی را اختصاص دهید که نیاز به دو بخش برای همکاری دارند.
• از نرم افزار پایگاه دانش برای ایجاد یک مکان متمرکز برای اطلاعات/دانش استفاده کنید.
• از ابزارهای همکاری استفاده کنید.
• فعالیت هایی ایجاد کنید که در آن کارکنان بتوانند دیدگاه های مختلف را بیاموزند.

شکستن سیلوها کار آسانی نیست، اما می توانید از کوچک شروع کنید و این نکات را کم کم اجرا کنید. همچنین، مطمئن شوید که مدیریت واقعاً این سیاست ذهنی بدون سیلو را می‌خرد. همه چیز با رهبری شروع می شود و اگر مدیران رهبری نکنند، کارمندان به سختی از آن پیروی خواهند کرد.

برای یک هدف بزرگتر کار کنید

تفکر خاموش یک شبه از بین نمی رود. علاوه بر این، کار بسیار زیادی است و شما باید مطمئن شوید که همیشه همکاری و ارتباط را تقویت می کنید. اما از سوی دیگر، محیط کاری خوبی را به کارکنان شما می دهد. این به شما اطمینان می دهد که افراد شما می توانند کار را انجام دهند و شما را برای موفقیت آماده می کند.
بنابراین، بله، کار زیادی است. اما کاملاً ارزشش را دارد و در عرض چند ثانیه به شما نشان می دهد که کجا بوده است.

“کار تیمی باعث می شود رویاها به واقعیت تبدیل شوند”، هیچ “من” در تیم وجود ندارد، “تیم: همه با هم به دستاوردهای بیشتری می رسند”.

چه چیزی باعث ایجاد سیلوهای سازمانی می شود؟

سیلوها در نظر گرفته نشده اند، اما تقریباً همیشه به طور طبیعی به عنوان بخشی از رشد شکل می گیرند. به طور معمول، تصمیمات مدیریت برای هدایت کارایی و اندازه گیری منجر به تفکیک سازمان ها به بخش ها و واحدها می شود. این به نوبه خود منجر به این می شود که آن واحدهای مختلف ذهنیت های متفاوتی داشته باشند و بر مسئولیت های واحد خود تمرکز کنند. برای اینکه یک تجارت کارآمد و موفق عمل کند، کارکنان باید با هم کار کنند و ایده ها و بروز رسانی ها را به اشتراک بگذارند. سیلوها می توانند به دلیل عدم آگاهی در مورد هدف شرکت، عدم ارتباط بین بخش ها، جدایی فیزیکی کارکنان، تفاوت های متقابل عملکردی، شکاف های فرهنگی، ساختارهای سلسله مراتبی و رقابت پذیری از جمله موارد دیگر تشکیل شوند.

خطرات کار سیلو

سیلوها می توانند روابط بدی بین تیم ها و رهبران ایجاد کنند. این می تواند منجر به سرزنش فرهنگ بین بخش های مختلف شود. این به نوبه خود منجر به کاهش و ارتباطات ضعیف تر می شود که به خودی خود یک دایره رو به کاهش است. ارتباطات ضعیف تأثیرات گسترده ای دارد. این منجر به یک رویکرد بد به تفکر کل سیستم می شود که باعث تصمیم گیری محلی می شود و نه جهانی. در نهایت، این تصمیمات باعث عواقب ناخواسته ای می شود که منجر به شکست (یا تقاضای شکست) در جای دیگر کسب و کار می شود. تکرار کار تبدیل به هنجار و عملکرد پایین اعضای تیم می شود. فراموش نکنیم که سیلوها بر سلامت روانی کارمندان نیز تأثیر می‌گذارند و باعث فرسودگی شغلی می‌شوند، که عموماً منجر به استعفای بیشتر کارکنان می‌شود و هزینه‌های جایگزینی نیز بسیار زیاد است. به طور کلی، ارتباط ضعیف بین تیم ها می تواند ناامیدی ایجاد کند، اعتماد و احترام تیم را تحت تأثیر قرار دهد و به طور کلی منجر به تیم های ضعیف تر شود. این مسائل به طور مستقیم بر بهره وری تاثیر می گذارد و هزینه های اضافی را متحمل می شود.

نحوه تجزیه سیلوها را بررسی کنیم.

برای شکستن سیلوها، تیم ها باید تشویق شوند تا ارتباط بهتری برقرار کنند. تیم رهبری باید با یک چشم انداز واحد برای کل سازمان موافقت کند، زیرا یک چشم انداز یکپارچه ذهنیت تیم متمرکز را تشویق می کند. هنگامی که یک چشم انداز یکپارچه به توافق رسید، همه اعضای تیم باید با هم در جهت دستیابی به هدف مشترک کار کنند و از اینکه چگونه می توانند در هنگام کار با یکدیگر تأثیر بگذارند و چگونه نقش هایشان به هم مرتبط است، آگاه تر شوند. این بدان معنی است که آنها باید بفهمند که دیگران چه می کنند. این زمان می برد اما ارزش سرمایه گذاری را دارد. بازپرداخت بسیار زیاد است.

درپایان

همچنین بله، اما مشکل واقعی سیلوها نیستند. مشکل افراد درون سیلوها و ذهنیت سیلوهای آنهاست. اگر به آن فکر کنید، سیلوها همه جا هستند. اگر در یک شرکت جهانی با موقعیت مکانی در همه جا کار می کنید، این یک سیلو جمعیتی است. اگر کارمندان قدیمی و جدید دارید، آن هم یک سیلو است. سیلوهای تجاری فقط نتیجه انسان بودن انسان هستند. اما با شکستن موانعی که ذهنیت سیلو ایجاد می کند، سیلوها می توانند برای شرکت شما مفید باشند.