8 نکته برای نوشتن یک ایمیل موثر و قانع کننده

نوشتن یک ایمیل موثر و قانع کننده

در ارسال ایمیل نکاتی وجود دارد که توجه به آنها و رعایت آنها بسیار مهم است. مخصوصا هنگامی که این ایمیل را به زبانی دیگر برای سایر کشورها می خواهید بنویسید.
این مقاله نکات مفیدی را ارائه می دهد که به شما کمک می کند کیفیت کلی ایمیل های خود را بهبود ببخشید. هنگامی که این استراتژی های ساده را برای نوشتن خود اعمال کردید، باید بتوانید با اطمینان به هر کسی ایمیل ارسال کنید و از شر اضطراب پس از ارسال خلاص شوید.

چگونه یک ایمیل موثر بنویسیم:

•  موضوعی جذاب داشته باشید.
• با یک سلام مناسب شروع کنید.
•  یک جلب توجه قوی داشته باشید.
•  پیام خود را کوتاه و مختصر نگه دارید.
•  با فونت خود سازگار باشید.
•  یک بسته بندی ساده بنویسید.
• ایمیل های خود را برنامه ریزی کنید.
•  یک بررسی نهایی املا و دستور زبان انجام دهید.
•  نکات ایمیل نویسی برای تیم های بین المللی

1.  موضوعی جذاب داشته باشید.

موضوع ایمیل می توانند باعث موفقیت یا شکست شما در ایمیل شود. اغلب این عامل تعیین کننده در مورد باز کردن ایمیل شماست. متأسفانه بسیاری از افراد با این بخش مشکل دارند. توجه داشته باشید که اگر موضوع ایمیلتان مبهم، غیرمستقیم باشد و به هیچ وجه به محتوای ایمیل اشاره نمی کند ممکن است ایمیلتان یا حذف شود یا نادیده گرفته شود. اما هنگامی که ایمیلتان موضوعی مشخص دارد و به گیرنده مقدمه را توضیح می دهد ایمیلتان خوانده می شود. حتی اگر در حال ارسال ایمیل به صورت داخلی در شرکت خود هستید، نوشتن یک موضوع عالی هنوز هم سودمند است تا گیرنده شما ایده ای از انتظار داشته باشد. مانند هر فرد پرمشغله‌ای، هم‌تیمی‌های شما هر روز تعداد زیادی ایمیل دریافت می‌کنند و مطمئناً از تلاش اضافی یک موضوع توصیفی قدردانی خواهند کرد.واضح، مستقیم و محتوای ایمیل خود را توصیف کنید. از در نظر گرفتن کل موضوع نترسید. در اینجا چند نمونه خوب از خطوط موضوع وجود دارد:

• [اقدام مورد نیاز] جلسه بازاریابی ماهانه
• FYI / اطلاعاتی
• درخواست برای [اینجا درج کنید]
• [یادآوری] نظرسنجی برای تکمیل | 2 دقیقه طول خواهد کشید
• [شخص X] پیشنهاد داد که با شما تماس بگیرم
• من سه شنبه آینده در شهر خواهم بود. آیا در دسترس هستید؟

2. با یک سلام مناسب شروع کنید.

برای شروع ایمیل، باید با یک جمله مناسب شروع کنید. سلام دو جزء دارد: سلام و جمله آغازین.
سلام مناسب در واقع به موقعیت بستگی دارد. اگر در حال نوشتن یک ایمیل رسمی برای یک بانک یا موسسه دولتی هستید، بهتر است با جناب آقای دکتر X با سلام و احترام … شروع کنید.
اگر برای کسی که می‌شناسید ایمیل می‌فرستید، یا در یک محیط معمولی کار می‌کنید، خیلی خوب است که با یک «سلام [نام]» استفاده کنید.
هنگامی که ایمیلی را به یک ایمیل گروهی ارسال می کنید و مطمئن نیستید که چه کسی آن را خواهد خواند، اسم فردی که می خواهید آن ایمیل را بخواند را بنوسید.
یکی از مواردی که می‌خواهید از آن اجتناب کنید استفاده از عبارات جنسیتی و غیر شامل «سلام بچه‌ها» و «آقا/خانم/خانم» است. استفاده از شما
برای کمک به شما، در اینجا لیستی از سلام هایی است که می توانید در ایمیل های خود باز کنید:
• [نام]
• صبح / بعد از ظهر بخیر
• سلام تیم X
• سلام

3. جلب توجه کنید.

هنگامی که از مرحله سلام گذشتید، وقت آن است که ایمیل خود را شروع کنید.
در حالی که خط موضوع تعیین می کند که آیا ایمیل شما باز شده است یا خیر، جمله ابتدایی شما تعیین می کند که آیا ایمیل شما تا آخر خوانده می شود یا خیر. اگر مقدمه است، می‌توانید با چیزی که می‌دانید برای گیرنده شما جالب است شروع کنید. شما می توانید این را از طریق یک تحقیق کوچک در پروفایل رسانه های اجتماعی آنها دریابید. شاید آنها چیز جالبی را توییت کرده اند یا اخیراً چیزی در لینکدین پست کرده اند که می توانید به آن مراجعه کنید. این به شما کمک می کند تا ارتباط برقرار کنید و نشان دهید که یک ایمیل عمومی برای چندین نفر ارسال نمی کنید.
چگونه ایمیلی بنویسیم که ارتباط ایجاد کند؟
البته، اگر به یک همکار یا کسی که می‌شناسید ایمیل می‌فرستید، لازم نیست، اما همچنان مهم است که نوعی زمینه ایجاد کنید تا بدانند چه اتفاقی می‌افتد. هیچ کس وقت (و حوصله) ندارد تا حدس بزند که یک ایمیل در مورد چیست. سریعتر توجه آنها را جلب خواهید کرد.
نکته سریع: اگر ایمیل‌های فروش ارسال می‌کنید و دقیقاً به الهام گرفتن از آنچه باید بگویید نیاز دارید.

4. پیام خود را کوتاه و مختصر نگه دارید.

طبق آمار ما روزانه 319 میلیارد ایمیل در سراسر جهان ارسال و دریافت می کنیم.
این آمار یک چیز را کاملاً روشن می کند: ما زمان زیادی را صرف خواندن ایمیل ها می کنیم. و به همین دلیل، بسیاری از مردم به سادگی ایمیل ها را اسکن می کنند تا اصل پیام را دریافت کنند و به سراغ بعدی بروند.
با در نظر گرفتن این موضوع، می خواهید ایمیل خود را برای خوانایی و اسکن بهینه سازی کنید. این به نظر خواهد رسید:
• کوتاه نگه داشتن پاراگراف ها
• اضافه کردن نقاط گلوله
• استفاده از تصاویر برای شکستن متن
• در حالی که ممکن است احساس کنید لازم است همه چیز را در یک ایمیل به آنها بگویید، این کار را نکنید.

هیچ کس مشتاقانه منتظر یک مقاله سه صفحه ای نیست که به صندوق پستی خود برسد. اینگونه در مورد آن فکر کنید: نکته اصلی از ایمیل شما چیست و آیا اقدام خاصی وجود دارد که می خواهید گیرنده شما انجام دهد؟
از آنجا، ایمیل خود را پیش‌نویس کنید و وقتی دوباره آن را می‌خوانید، مطمئن شوید که هر خطی که اضافه می‌کنید به شما در رسیدن به این هدف کمک می‌کند. اگر نیست، آن را حذف کنید.هنگامی که نیاز دارید اطلاعات زیادی را در یک ایمیل قرار دهید، احتمالاً بهتر است به جای آن یک تماس تلفنی یا یک جلسه را پیشنهاد دهید.

5. با فونتی خوانا و مشخص بنویسید.

اگر می خواهید به ایمیلتان توجه شود و فکر نکنند که یک ایمیل کلاه برداری است به نحوه نوشتن و فونت نوشتاری خود دقت کنید. ایمیل ها می توانند سرگرم کننده باشند. می توانید تصاویر، GIF و از رنگ ها را استفاده کنید. با این حال، نباید خیلی آزاردهنده یا حواس‌پرت کننده باشد. یک نمونه از کارهایی که نباید انجام داد این است که چندین فونت در ایمیل استفاده، اندازه فونت های مختلف همراه با رنگ های مختلف. در نتیجه، چشم نمی داند کجا باید برود و کمی طاقت فرسا است.
علاوه بر این، پیام گم می شود، زیرا گیرنده شما بیش از حد از همه این عناصر که برای جلب توجه خود می جنگند پریشان می شود. بنابراین، به عنوان یک قانون سرانگشتی: به یک فونت بچسبید و از رنگ های کمتر استفاده کنید.

6. سعی کنید خیلی ساده ایمیل را تمام کنید.

وقتی محتوای ایمیل خود را تمام کردید، وقت آن است پایانی داشته باشد و سعی کنید خیلی ساده این کار را انجام دهید. مانند:
• سپاس فراوان
• با احترام
• با کمال احترام
• متشکرم
• با تشکر و سپاس فراوان

7.  ایمیل های خود را برنامه ریزی کنید.

یک نظرسنجی در سال 2020 نشان داد که حدود 54٪ از آمریکایی ها ایمیل کاری خود را بلافاصله پس از بیدار شدن یا در عرض یک ساعت پس از بیدار شدن چک می کنند. مطالعه دیگری در مورد وضعیت تعامل ایمیل در ایالات متحده در سال 2021 این را تأیید می کند. این نشان می دهد که محبوب ترین زمان برای خواندن ایمیل ها صبح است. بازدیدها حدود ساعت 6 صبح شروع می‌شود اما معمولاً بین ساعت 9 صبح تا ظهر به اوج خود می‌رسد.
با توجه به این اطلاعات، می توانید یکی از این دو استراتژی را دنبال کنید: ایمیل خود را صبح بفرستید یا منتظر زمانی باشید که مردم کمتر سرشان شلوغ باشد.
از یک طرف، ایمیل شما در صورت ارسال صبح، خطر دفن شدن را دارد. با این حال، اگر مدتی بعد منتظر بمانید، ممکن است ایمیل شما هرگز باز نشود. برای اینکه بفهمید هنگام ارسال ایمیل برای تیم شما چه زمانی بهتر عمل می کند، به آزمون و خطا نیاز است. اگر در حال نوشتن ایمیل برای شخصی در ایالت یا کشور دیگری هستید، باید مناطق زمانی را نیز در نظر بگیرید. ظهر برای شما ممکن است ساعت 7 بعد از ظهر باشد. برای شخص دیگری به این ترتیب، به خاطر داشته باشید که گیرنده شما چه کسی است و چه زمانی بیشتر از ایمیل شما استقبال می کند.

8.  یک بررسی نهایی املا و دستور زبان انجام دهید.

تصور کنید که برای ایجاد یک پیام عالی وقت صرف کرده اید، اما نادیده گرفته می شود زیرا ایمیل مملو از اشتباهات املایی و گرامری است. در اینجا نحوه جلوگیری از این امر آمده است: پس از اتمام پیش‌نویس ایمیل، آن را کپی و در Microsoft Word یا Google Docs قرار دهید تا دستور زبان، عبارت‌بندی و املای آن را بررسی کنید.
علاوه بر این، پیام را با صدای بلند بخوانید تا مطمئن شوید که جملات خیلی طولانی نیستند، به نظر درهم نمی آیند یا رباتیک نیستن. شما می خواهید کپی ایمیل شما شبیه به انسان باشد. همه این نکات به خواننده کمک می کند تا روی پیام شما تمرکز کند، نه سایر عناصر ایمیل شما.

نکات ایمیل نویسی برای تیم های بین المللی

اکثر مردم این را به شما نمی گویند، اما ایجاد یک ایمیل خوب حتی قبل از اینکه یک کلمه را بگذارید شروع می شود. با طرز فکر شما شروع می شود.
وقتی در چارچوب ذهنی درستی قرار بگیرید، می‌توانید ایمیل‌های موثری بنویسید که ارتباط برقرار می‌کنند و متقاعد می‌شوند.
منطقی به نظر می رسد … اما چگونه می توانید وارد “چارچوب ذهنی صحیح” شوید؟ خوب، دو راه وجود دارد: خود را به جای گیرنده قرار دهید و نحوه صحبت خود را بنویسید.
تصور کنید ایمیلی را که می نویسید دریافت می کنید.
آیا تا به حال ایمیلی دریافت کرده اید که آنقدر بد باشد که حتی نتوانید آن را به پایان برسانید، چه رسد به اینکه حتی به فکر پاسخ دادن باشید؟

چگونه ایمیل بنویسیم؟

یکی از بزرگترین مشکلات هنگام نوشتن ایمیل، عدم همدلی با گیرنده است. این سوالات را از خود بپرسید:
چرا به این شخص ایمیل می زنم؟
آیا این فرد مناسبی برای تماس است، با توجه به آنچه من در تلاش برای رسیدن به آن هستم؟
آیا پیام من واضح و دقیق است؟
آیا بهتر است این موضوع در یک جلسه مطرح شود؟
آیا هر خط به هدف من کمک می کند یا به آن آسیب می رساند؟
این امر به ویژه در هنگام ارسال ایمیل به یک شخص جدید، اما هنگام تماس با یک همکار ارزشمند است.
مثل حرف زدنت بنویس
اگر انگلیسی زبان مادری نیستید، طبیعی است که احساس کنید در نوشتن ایمیل باید رسمی تر باشید.
با این حال، این منجر به ایمیل‌هایی می‌شود که بیش از حد رسمی هستند و به‌صورت ناخوشایند یا خشک ظاهر می‌شوند. مثلا:
نحوه نوشتن ایمیل برای تیم های بین المللی
انگلیسی‌زبان‌های بومی غیررسمی‌تر می‌نویسند نوشته‌هایشان به نظر می‌رسد که یک نفر با دیگری صحبت می‌کند.
در اینجا یک نکته دستور زبان سریع وجود دارد که همیشه به شما کمک می‌کند تا بومی‌تر به نظر برسید: با صدای فعال بنویسید و از صدای غیرفعال خودداری کنید.
یک “صدای فعال” نشان می دهد که یک فاعل در حال انجام عمل فعل است، به عنوان مثال: “مرلین نامه را پست کرد.”
در مقابل، “صدای مفعول” نشان می دهد که فعل توسط فاعل عمل می شود، به عنوان مثال: “نامه توسط مرلین پست شد.”
به جای نوشتن “بازخورد شما بسیار قدردانی می شود”، سعی کنید بگویید “از بازخورد شما قدردانی می کنم.” به جای نوشتن «درخواست شما دریافت شد»، «درخواست شما را دریافت کردم» را امتحان کنید.
توجه کنید که نوشتن با صدای فعال چگونه انسانی تر به نظر می رسد.
نوشتن یک ایمیل نباید دلهره آور باشد. با این نکات ساده، مطمئن خواهید شد که ایمیل شما هر بار موثر است.