نحوه بهینه سازی تصمیم گیری در مدیریت

بهینه سازی تصمیم گیری در مدیریت

آیا اکنون زمان مناسبی برای برنامه ریزی برای طراحی مجدد برند است؟ آیا افزایش قیمت به وفاداری مشتری لطمه می زند؟ چگونه شرکت می تواند به بازارهای جدید گسترش یابد؟
اینها برخی از سوالات معمولی است که بنیانگذاران و تیم های مدیریتی باید با آنها روبرو شوند. یک تصمیم اشتباه می تواند ضرر مالی یا آسیب به اعتبار شرکت داشته باشد.
در حالی که تصمیم گیری در کسب و کار ضروری است، استراتژیک تر بودن در نحوه انتخاب می تواند نتایج کسب و کار را بهبود بخشد، کارایی را افزایش دهد و حدس و گمان را کاهش دهد.

تصمیم گیری در مدیریت چیست؟

تصمیم گیری در مدیریت مجموعه مراحلی است که مدیران برای تعیین بهترین راه حل برای غلبه بر یک مشکل یا موقعیت انجام می دهند. اصطلاح “تصمیم” به انتخاب بین گزینه ها اشاره دارد و اصطلاح “فرآیند” به مراحلی اشاره دارد که برای تصمیم گیری استفاده می شود.

یک فرد یا یک گروه از سطوح مختلف در یک سازمان می توانند تصمیمات شرکت را بگیرند. مثلا:
هیئت مدیره معمولاً در مورد سرمایه گذاری های عمده، خریدها و سایر اقدامات سطح بالا تصمیم می گیرد.
مدیران خط مقدم تصمیمات مربوط به مسائل مشتری، کارکنان و نگرانی های بودجه را می گیرند.
رهبران تیم تصمیمات مربوط به پروژه های خود را می گیرند، مانند اینکه چه وظایفی را ابتدا باید انجام دهند.
این امر مستلزم جمع‌آوری اطلاعات از داده‌ها یا مشاهدات، تجزیه و تحلیل انتخاب‌ها، سنجش ریسک‌ها و پاداش‌ها و رسیدن به یک نتیجه آگاهانه است.
تصمیم گیری معمولاً یک فرآیند مستمر است، اگرچه برخی از تصمیمات ممکن است یک بار گرفته شده و بلافاصله اجرا شوند. در موارد دیگر، تصمیمات ممکن است نیاز به بازبینی دوره ای داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که هنوز مناسب هستند.
ایده آل است که فرآیندی داشته باشید که همه مدیران از آن برای اطمینان از ثبات در نحوه تصمیم گیری استفاده کنند.

اهمیت تصمیم گیری در مدیریت

نقش یک مدیر این است که تصمیماتی بگیرد که تیم ها و بخش های آنها را به سمت موفقیت هدایت کند.
انتخاب‌های رهبران ارشد می‌تواند بر کل سازمان تأثیر بگذارد (به عنوان مثال، نحوه عملکرد و تصمیم‌گیری‌های مربوط به بودجه). تصمیمات ضعیف می تواند باعث کاهش کارایی، عملکرد ضعیف، آسیب به شهرت و از دست دادن درآمد شود.

با این حال، تنها 20 درصد از شرکت کنندگان در یک نظرسنجی جهانی در سال 2018 در مورد این موضوع گفتند که سازمان های آنها در تصمیم گیری “ممتاز” هستند.
تصمیم گیری خوب کلید موفقیت یک شرکت است و به طور مستقیم با عملکرد مالی مرتبط است. همان نظرسنجی مک‌کینزی نشان می‌دهد که سازمان‌هایی با تصمیم‌گیری عالی حداقل 20 درصد بازده مالی داشته‌اند. (به عنوان مثال، فرض کنید یک شرکت تصمیم می گیرد پس از تجزیه و تحلیل داده ها و بینش سهامداران، در یک تصمیم پرمخاطب سرمایه گذاری کند. پس از سه سال، آنها شاهد بازگشت سرمایه 20 درصدی هستند.)

مزایای متعدد دیگری برای تصمیم گیری خوب وجود دارد:

• کارایی را افزایش می دهد:

با تمرکز بر بهترین گزینه ها، تیم ها می توانند از زمان و منابع خود عاقلانه استفاده کنند.

• همکاری را تسهیل می کند:

تصمیم گیرندگان خوب کارمندان را تشویق می کنند تا نظرات و ایده های خود را بیان کنند. این امر دیدگاه های جدیدی را تقویت می کند که می تواند منجر به تصمیم گیری های آگاهانه تر شود.

• از انتخاب های عجولانه جلوگیری می کند:

زمانی که یک سازمان برای تجزیه و تحلیل و تأمل زمان می گذارد، می تواند با دامنه روشن تری از موقعیت تصمیم گیری کند.

• مشارکت کارکنان را افزایش می دهد:

زمانی که کارمندان احساس می کنند ایده های آنها شنیده می شود و مورد توجه قرار می گیرد، به احتمال زیاد انگیزه خود را حفظ می کنند.

• شهرت شرکت را تقویت می کند:

اتخاذ تصمیمات درست باعث ایجاد اعتماد می شود، شایستگی و قابلیت اطمینان کسب و کار را نشان می دهد و تصویری مثبت ایجاد می کند.

• پایه ای قوی برای رشد ایجاد می کند:

تصمیم گیری بر اساس حقایق و بینش می تواند به شرکت کمک کند تا بهتر برای تغییرات آماده شود و سریعتر با فشارهای رقابتی سازگار شود.

سبک های تصمیم گیری مدیریت

سبک های تصمیم گیری متفاوتی وجود دارد که کسب و کارها از آنها استفاده می کنند. در اینجا به چند مورد رایج نگاهی می اندازیم.

سبک تصمیم گیری مفهومی

تصمیم گیرندگان مفهومی متفکرانی با تصویر بزرگ و ریسک پذیرانی هستند که دوست دارند برای آینده دور برنامه ریزی کنند. آنها سناریوهای مختلف را برای یافتن بهترین راه حل بلند مدت ارزیابی می کنند.

مزایا:

آنها قبل از تصمیم گیری همه گزینه ها را می سنجند.
آنها خارج از چارچوب فکر می کنند و راه حل های خلاقانه ای ارائه می دهند.
آنها از برنامه ریزی بلندمدت برای موقعیت سازمان برای موفقیت استفاده می کنند.

معایب:
آنها ممکن است زمان بیشتری برای تصمیم گیری داشته باشند، زیرا همه گزینه ها را بررسی می کنند.
آنها ممکن است در تصمیم گیری در حال حاضر چندان راحت نباشند.
مثال: تصمیم گیرندگان مفهومی ممکن است مسئول انتخاب یک استراتژی بازاریابی جدید برای سازمان یا تصمیم گیری در مورد پیگیری خرید باشند.

سبک تصمیم گیری تحلیلی

تصمیم گیرندگان تحلیلی دوست دارند بر اساس حقایق، اعداد و شواهد تصمیم بگیرند تا شهود یا احساسات. آنها به دنبال یک رویکرد منطقی و مبتنی بر شواهد برای ارزیابی بهترین وضعیت هستند.
مزایا:
آنها می توانند در زمانی که شرایط اقتضا می کند تصمیمات سریع بگیرند.
آنها می توانند از منابع مختلفی برای تصمیم گیری استفاده کنند.
وقتی شواهد نشان می‌دهد که بهترین حرکت است، آنها راحت ریسک می‌کنند.
معایب:
آنها ممکن است بیش از حد از حقایق انتقاد کنند و تصویر بزرگتر را از دست بدهند.
آنها ممکن است مزایای یک تصمیم را نادیده بگیرند اگر داده ها آن را پشتیبانی نکنند.
مثال: تصمیم گیرندگان تحلیلی ممکن است بهترین راه را برای کاهش هزینه های بخش یا ارزیابی یک طرح جدید برای ورود به بازار تعیین کنند.

سبک تصمیم گیری دستوری

سبک تصمیم گیری دستوری به مدیر قدرت نهایی برای انتخاب می دهد. آنها تمایل دارند در تصمیم گیری های خود سریع عمل کنند، زیرا به تجربه و شهود خود متکی هستند.

مزایا:
آنها می توانند تصمیمات سریعی بگیرند که کارها را انجام دهند، حتی در شرایط بحران.
آنها برای تصمیم گیری به اطلاعات کمی نیاز دارند.
آنها به قضاوت خود اعتماد دارند و می توانند با تغییر شرایط سازگار شوند.
معایب:
تصمیمات آنها ممکن است خیلی سفت و سخت باشد.
آنها ممکن است فرصت ها را از دست بدهند زیرا همه احتمالات یا ایده های دیگران را در نظر نمی گیرند.
مثال: تصمیم گیرندگان دستورالعمل ممکن است با بررسی گزینه ها و تصمیم گیری بر اساس ارزیابی خود تصمیم بگیرند که از کدام فروشنده برای پروژه استفاده کنند یا چگونه به شکایات مشتری رسیدگی کنند.

سبک تصمیم گیری رفتاری

تصمیم گیرندگان رفتاری دوست دارند تصمیماتی بگیرند که همکاری را تقویت کرده و به ایجاد روابط کمک کند. آنها برای نظر تیم خود ارزش قائل هستند و آن را در فرآیند تصمیم گیری خود سنگین می کنند.
مزایا:
آن‌ها تیم‌های خود را در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت می‌دهند، و به چشم‌انداز وسیع‌تری اجازه می‌دهند.
آنها بر روابط و اعتماد در تصمیم گیری تمرکز می کنند.
آنها برای یافتن راه حل های نوآورانه باز هستند.
معایب:
آنها ممکن است زمان زیادی را صرف بررسی هر گزینه کنند.
آنها ممکن است داده ها و پیامدهای تصمیمات خاص را نادیده بگیرند.
مثال: تصمیم گیرندگان رفتاری ممکن است پس از جمع آوری اطلاعات از تیم، یک سیستم مدیریت پروژه جدید را پیاده سازی کنند.

تفویض سبک تصمیم گیری

تفویض اختیار تصمیم گیرندگان دوست دارند اختیارات را به دیگران تفویض کنند و به آنها قدرت انتخاب با حداقل نظارت را می دهند. این می تواند زمان ارزشمندی را برای مدیر آزاد کند و سازمان را چابک کند.
مزایا:
در وقت مدیر صرفه جویی می کند.
مشارکت تیم را تشویق می کند.
این امکان تصمیم‌گیری سریع‌تر را فراهم می‌کند و به حفظ تیم‌ها در مسیر کمک می‌کند.
معایب:
ممکن است تیم تصمیمات اشتباه بگیرد.
خطرات ممکن است بدون در نظر گرفتن دامنه کامل و پیامدها انجام شود.
مثال: تفویض اختیار تصمیم گیرندگان ممکن است وظایفی را به تیم محول کنند تا بدون نیاز به کمک مستقیم آنها، آنها را تکمیل کنند.

چگونه مدیران به طور موثر تصمیم می گیرند

در حالی که هر مدیری روش خاص خود را برای تصمیم گیری دارد، تنظیم دستورالعمل هایی برای اطمینان از همسویی ایده آل است. طبق یک نظرسنجی، شرکت‌هایی که از این سه روش اساسی برای حمایت از تصمیم‌گیری خوب استفاده می‌کنند، 38 برابر بیشتر احتمال دارد که رشد و بازده مالی بالاتری داشته باشند:
تصمیم گیری در سطح مناسب با تفویض اختیار به مدیران یا کارکنان سطوح پایین تر، افزودن کیفیت و سرعت به تصمیم گیری (بهترین برای مشاغل با سلسله مراتب کمتر).
تمرکز بر ارزش در سطح شرکت با همسو کردن تصمیمات با استراتژی کسب و کار و تخصیص منابع به پروژه های با ارزش بالا.
متعهد ساختن ذینفعان مربوطه به اجرای تصمیمات از طریق مشارکت دادن آنها در فرآیند تصمیم گیری.
استفاده از آنها به عنوان بخشی از فرآیند تصمیم گیری می تواند نتایج را بهبود بخشد. اما به چه صورت است؟ در اینجا مثالی است که مدیران می توانند برای بهبود تصمیم گیری استفاده کنند:
مشکل را شناسایی کنید و اطلاعات جمع آوری کنید. مشکل را به قطعات تقسیم کنید و شکاف هایی را در داده ها یا تحقیقات پیدا کنید تا بتوانید آنها را پر کنید.
از ذینفعان کلیدی نظر بخواهید. از اعضای تیم دعوت کنید تا نظرات خود را بیان کنند و اطلاعات منابع خارجی را در نظر بگیرید.
راه حل هایی ارائه دهید. مزایا و معایب هر یک را فهرست کنید و تأثیرات فوری و بلندمدت هر تصمیم و چگونگی خدمت به اهداف شرکت را در نظر بگیرید.
وقتی تصمیم گرفتید، به آن عمل کنید. تیم خود را در جریان بگذارید و مطمئن شوید که همه در هیئت هستند.
یک سیستم برای بررسی و بازخورد ایجاد کنید تا به تصمیم گیری های آینده کمک کند.
نتایج تصمیم را زیر نظر بگیرید و خطرات یا مسائل احتمالی را بررسی کنید. با استفاده از بازخورد و داده ها، در صورت نیاز، تغییراتی در استراتژی خود ایجاد کنید.
تصمیم گیری در محل کار
مثال ها
نحوه برخورد بنیانگذار در تصمیم گیری به صنعت، پرسنل و عملیات آنها بستگی دارد. برخی تصمیمات خاص را برای یک فرد یا گروه کوچک بهتر می دانند. دیگران ممکن است سبک تصمیم گیری دموکراتیک تر را ترجیح دهند.
تصمیم گیری در مورد توانمندسازی و ایجاد اعتماد بین او و تیم رهبری اش است.
ما یک فرهنگ مشارکتی و متقابل ایجاد کرده‌ایم، بنابراین تصمیم‌ها به ندرت توسط یک فرد گرفته می‌شود. تیم من به یکدیگر متکی است و از تخصص آنها استفاده می کند.
ایجاد محتوا یک تلاش مشترک بین بخش‌های بازاریابی و ارتباطات آن است: مدیر ارتباطات به‌شدت درگیر فرآیند طراحی و توسعه محصول است و کل تیم رهبری درگیر بهبود تضمین کیفیت (QA) و تجربه کاربر (UX) هستند.

یک چک لیست ذهنی برای کمک به تصمیم گیری ایجاد کرد که شامل:

• ایجاد گزینه‌های جایگزین:

اگر تصمیمی جایگزین‌های نداشته باشد یا پاسخی سرراست دارد یا به اندازه کافی به آن فکر نکرده‌اید.

• تخمین سطح ریسک هر جایگزین:

هر چه سناریوهای «چه می‌شد» بیشتر باشد، احتمال انتخاب مسیر اشتباه کمتر می‌شود.

• درگیر کردن سایر اعضای تیم در فرآیند:

اگر وقت خالی وجود دارد، مدیران باید سایر اعضای تیم را دعوت کنند تا دیدگاه های خود را در مورد تصمیم به اشتراک بگذارند. بحث های فعال فرآیند تصمیم گیری را آسان تر و شفاف تر می کند.
این قوانین نه تنها بر کسب و کار تأثیر می‌گذارند، بلکه به مشتریان او کمک می‌کنند تا به اهداف خود برسند. به عنوان مثال قاعده تولید جایگزین‌ها و تخمین ریسک‌ها به مشتری استارت‌آپ کمک کرد تا دیدگاه محصول خود را بهتر شکل دهد و نقشه راه تصمیم‌گیری را ایجاد کند. در نتیجه، مشتری ایده تجاری خود را برای ساده سازی توسعه و صرفه جویی در هزینه در نمونه اولیه تجدید نظر کرد.