مدیریت ریسک های مثبت و منفی در پروژه

مدیریت ریسک های مثبت و منفی در پروژه
در این پست می‌خوانید:

مدیریت ریسک پروژه

رشد کسب و کار شما با راه اندازی محصولات یا پذیرش مشتریان جدید می تواند هیجان انگیز باشد، اما همچنین می تواند سخت باشد. رشد مستلزم گسترش به حجم کاری بالاتر است و اغلب مستلزم قدم گذاشتن در قلمروهای جدید است. شما نمی توانید ریسک را از کسب و کار خود حذف کنید. اما می توانید برای درک بهتر و مدیریت ریسک های مرتبط با تعهدات تجاری جدید گام بردارید. شما به عنوان مدیریت ریسک پروژه می توانید با تنظیم برنامه ریزی کافی و کاهش خطراتی که ممکن است از پیشنهادات جدید ناشی شود را تنظیم و شرکت را برای موفقیت بلندمدت آماده کنید.

تعریف مدیریت ریسک پروژه

مدیریت ریسک پروژه فرآیند شناسایی، پیش‌بینی، کاهش، پیشگیری و پاسخ به رویدادهای خطرناک است که ممکن است در طول یک پروژه رخ دهد. ریسک پروژه به هر چیزی در پروژه اطلاق می‌شود که طبق برنامه پیش نمی‌رود. یک نکته کلیدی که در مورد مدیریت ریسک پروژه باید به آن توجه کرد این است که همه چیز در مورد پیشگیری نیست. در عوض، پذیرش این موضوع است که همه چیز همیشه آنطور که برنامه ریزی شده پیش نمی رود و آماده کردن استراتژی های کاهش ریسک است.

ریسک در مقابل مسائل در مدیریت پروژه

پروژه های تجاری می توانند خطرات و مشکلاتی داشته باشند. اگرچه ممکن است این دو اصطلاح قابل تعویض به نظر برسند، اما اینطور نیست. تفاوت اصلی بین یک ریسک و یک موضوع در زمان بندی است. ریسک یک رویداد است که ممکن است در آینده رخ دهد. در مقابل، یک مسئله قبلاً اتفاق افتاده است. تجزیه و تحلیل پروژه ها برای خطرات احتمالی در ابتدا می تواند به شما کمک کند از تبدیل شدن آنها به مشکل جلوگیری کنید. زمانی که مدیریت ریسک را در طرح پروژه خود بگنجانید، می توانید برای مسائل آمادگی بهتری داشته باشید. از آنجایی که مشکل را پیش‌بینی کرده‌اید، می‌توانید برنامه عمل خود را زودتر تهیه کنید و سریع‌تر پاسخ دهید.

انواع مدیریت ریسک پروژه

راه های مختلفی برای نزدیک شدن به مدیریت ریسک وجود دارد، بستگی به دید شما دارد. در اینجا رایج ترین رویکردها برای مدیریت انواع مختلف ریسک کسب و کار آورده شده است.

مدیریت ریسک مالی

در مدیریت ریسک مالی، شما ریسک های بودجه را تحلیل و برنامه ریزی می کنید. این خطرات شامل افزایش هزینه های پروژه، بودجه کمتر از حد انتظار یا درآمد کم است.

مدیریت ریسک خارجی

در مدیریت ریسک خارجی، شما رویدادهای خارجی را که می تواند بر پروژه تاثیر بگذارد، تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی می کنید. به عنوان مثال می توان به مقررات جدید، شرایط اضطراری، رویدادهای آب و هوا، مسائل زنجیره تامین و رویدادهای بازار اشاره کرد.

مدیریت ریسک عملکرد

در مدیریت ریسک عملکرد، رویدادهایی را شناسایی کرده و برای آنها برنامه ریزی می کنید که می توانند بر عملکرد تأثیر بگذارند. این رویدادها می تواند شامل شاخص های کلیدی عملکرد ضعیف، تحقیقات قدیمی، فرصت های از دست رفته و کارمندان ضعیف باشد.

مدیریت ریسک را برنامه ریزی کنید

در مدیریت ریسک برنامه‌ریزی، شما رویدادهای ریسکی را شناسایی کرده و برای آن برنامه‌ریزی می‌کنید که می‌تواند بر جدول زمانی کل پروژه تأثیر بگذارد. این خطرات شامل وظایف خاصی است که بیش از حد انتظار طول می کشد، انتظار برای تحویل، تاخیر در سمت عرضه و کوتاه شدن مهلت ها.

مدیریت ریسک عملیاتی

در مدیریت ریسک عملیاتی، شما ریسک های ناشی از عملیات سازمانی را تحلیل و برنامه ریزی می کنید. به عنوان مثال می توان به تغییرات پرسنل، تغییرات فناوری و تجدید ساختار شرکت اشاره کرد.

نمونه هایی از مدیریت ریسک پروژه

مردم تمایل دارند کلمه “ریسک” را با تأثیر منفی مرتبط کنند. اما در مدیریت ریسک پروژه، این اصطلاح برای هر چیزی که طبق برنامه پیش نمی رود به کار می رود. به عبارت دیگر، رویدادهایی را نیز شامل می شود که می توانند بر پروژه شما تأثیر مثبت بگذارند.

مثال های ریسک مثبت در مدیریت پروژه

ریسک مثبت به رویدادهای برنامه ریزی نشده ای اشاره دارد که به نفع پروژه شماست. به عنوان مثال می توانید پروژه را زودتر به پایان برسانید، کمتر از حد انتظار خرج کنید یا مشتریان بیشتری نسبت به آنچه پیش بینی شده بود به دست آورید.

در این مرحله، ممکن است تعجب کنید، “اگر ریسک مثبت به سود کسب و کار من است، چرا باید آن را مدیریت کنم؟”

یک استراتژی مدیریت ریسک مثبت به شما امکان می دهد از مزایای غیرمنتظره سرمایه گذاری کنید. به عنوان مثال فرض کنید که یک کمپین تبلیغاتی جدید راه اندازی کرده اید و انتظار دارید که ترافیک فروشگاه آنلاین شما را تا 20 درصد افزایش دهد. در عوض، ویروسی می شود و ترافیک 200 درصدی را افزایش می دهد.
در حالی که این یک نتیجه عالی است، وب سایت شما باید بتواند با افزایش ترافیک مقابله کند. با استفاده از مدیریت ریسک مثبت، می‌توانید از قبل برنامه‌ریزی کنید تا اگر وب‌سایت شما بازدید بی‌سابقه‌ای داشته باشد، از تجربه کاربری عالی اطمینان حاصل کنید.

نمونه های ریسک منفی در مدیریت پروژه

از سوی دیگر، ریسک منفی به این معنی است که رویداد برنامه ریزی نشده تأثیر مخربی بر پروژه شما دارد. به عنوان مثال می توانید از فرصت خود بگذرید، از بودجه خود فراتر بروید یا یک تامین کننده را در میانه پروژه تعطیل کنید. اهداف مدیریت ریسک منفی اجتناب از خطراتی است که می توانید و مهار تأثیر ریسک هایی که به مسائل تبدیل می شوند. برای مثال فرض کنید از دست دادن تامین کننده را به عنوان یک خطر احتمالی شناسایی کرده اید. برای مدیریت این ریسک، می توانید از ابتدا با چندین تامین کننده کار کنید یا می توانید یک نسخه پشتیبان آماده داشته باشید در صورتی که تامین کننده تعطیل شود یا با تاخیر مواجه شود.

 

ریسک های مثبت و ریسک های منفی

برنامه ریزی مدیریت ریسک پروژه: هفت مرحله

1. شناسایی رویدادهای احتمالی خطرناک

اولین گام در فرآیند برنامه ریزی، شناسایی رویدادهای احتمالی خطرناک قبل از شروع پروژه است. گاهی اوقات از آن به عنوان انجام “پیش از مرگ” یاد می شود. تیم‌ها باید «آینده‌ای را تصور کنند که در آن پروژه شکست خورده است و بپرسند «محتمل‌ترین دلایل شکست آن چیست؟» برای بهترین نتایج، محیطی برای جلسه ایجاد کنید که مردم در آن احساس کنند. برای صحبت در مورد نگرانی ها پاداش دریافت می شود. شما می خواهید کارشناسان موضوع شما احساس راحتی در ارائه نظرات صادقانه داشته باشند. کریستین چستر توصیه می کند که به پویایی داخلی خود نگاه کنید و در نظر بگیرید که چگونه نقاط قوت و ضعف شما ممکن است بر یک پروژه تأثیر بگذارد. به طور خاص، شما می خواهید تأثیر رویدادهای ریسک را بر جدول زمانی، بودجه، کیفیت قابل تحویل و نتایج نهایی خود در نظر بگیرید.

2. تجزیه و تحلیل ریسک و برنامه های احتمالی را تهیه کنید

پس از جلسه طوفان فکری، زمان ارزیابی ریسک است. احتمال وقوع هر رویداد ریسک، اندازه تاثیر تخمینی و یک طرح پاسخ را تعیین کنید. اطلاعات پروژه های گذشته می تواند به تیم شما در پیش بینی احتمال خطر و تأثیر آن کمک کند. به یاد داشته باشید که نیازی نیست فوراً بر اساس برنامه های پاسخ عمل کنید. آن‌ها در صورت وقوع رویداد خطر، احتمالی هستند.

3. ریسک را اولویت بندی کنید

در این مرحله، می توانید از تحلیل ریسک خود برای اولویت بندی ریسک هایی که شناسایی کرده اید استفاده کنید. سطح اولویت یک ریسک به شما کمک می کند تا تصمیم بگیرید که در صورت وقوع رویداد، چه تعداد منابع را برای پاسخ اختصاص دهید. این به شما کمک می کند تا در هنگام نگاه کردن به تصویر بزرگ، اولویت ها را تعیین کنید. به این ترتیب می توانید درک کنید که کدام خطرات مستحق توجه بیشتر هستند و کدامیک را می توانید به طور منطقی تحمل کنید.

4. یک مالک ریسک تعیین کنید

قبل از شروع پروژه، می‌خواهید برای هر ریسک یک مالک ریسک تعیین کنید. این شخص ریسک را رصد می کند، نگرانی های خود را با تیم در میان می گذارد و در صورت بروز خطر، طرح واکنش را اجرا می کند. تراویس لیندمون، توصیه می‌کند که «کسی را در تیم پروژه انتخاب کنید که برای مدیریت و نظارت بر ریسک‌های معین به بهترین وجه مجهز است.» به عنوان مثال فردی در تیم توسعه شما ممکن است بهترین باشد. برای مقابله با خطری که شامل پهنای باند یا عملکرد وب‌سایت می‌شود، مناسب است. مشخص کردن مالکان برای رصد ریسک زودتر از موعد به این معنی است که نظارت بر ریسک کمتر از بین می‌رود. همچنین، شانس بیشتری برای اجرای موفقیت آمیز یک طرح واکنش به ریسک خواهید داشت.

5. ريسك ها را رصد كرده و رديابي پروژه را به اطلاع آنها برسانيد

پس از شروع پروژه، صاحبان ریسک باید رویدادهای ریسک تعیین شده خود را نظارت کنند. اگر خطری در افق ظاهر شد، می توانند سایر اعضای تیم پروژه را مطلع کنند. برای مثال شخصی که جدول زمانی پروژه را ردیابی می کند، ممکن است در صورت از دست دادن نقاط عطف میانی، به تیم هشدار دهد. ارتباط باز با ذینفعان پروژه (از جمله مشتریان) می تواند به شما در مدیریت انتظارات و حتی جلوگیری از خطرات مرتبط با نادرست کمک کند. کارل جنسن توصیه می‌کند که مدیران پروژه از کنفرانس‌های منظم با مشتریان استفاده کنند تا بتوانید در حین حرکت، به‌جای اینکه مجبور باشید بعداً کار را دوباره انجام دهید، بازخورد خود را در نظر بگیرید.

6. به رویدادهای مخاطره آمیز پاسخ دهید

همیشه حذف ریسک ممکن نیست، حتی زمانی که برای برنامه ریزی وقت بگذارید. اگر رویدادهای مخاطره آمیز رخ دهد، باید برنامه های احتمالی خود را اجرا کنید. صاحبان ریسک باید جزئیات یک رویداد ریسک را به ذینفعان کلیدی اطلاع دهند. سپس، مالکان باید برنامه مناسب را دنبال کرده و به نظارت بر ریسک ادامه دهند. در برخی موارد، توانایی واکنش سریع می‌تواند تأثیر یک رویداد ریسک را کاهش دهد.

7. ارزیابی برنامه مدیریت ریسک 

برنامه مدیریت ریسک خود را ارزیابی کنید پس از تکمیل چرخه عمر پروژه، شما اطلاعات زیادی دارید که می تواند به شما در درک اثربخشی برنامه مدیریت ریسک کمک کند.

از خود سوالاتی بپرسید مانند:
آیا ما تمام خطرات رخ داده را پیش بینی کرده بودیم؟
تحلیل ریسک ما از نظر احتمال و شدت تأثیر چقدر دقیق بود؟
آیا نظارت بر ریسک ما به ما اجازه می دهد از یک خطر جلوگیری کنیم یا آن را محدود کنیم؟
چقدر برنامه های واکنش را به خوبی اجرا کردیم؟
آیا طرح های پاسخ ما تأثیر را محدود کرد؟
چگونه می توانیم فرآیندهای مدیریت ریسک پروژه خود را بهبود بخشیم؟

درپایان

بیشتر مدیریت ریسک پروژه بر پیش بینی ها، مفروضات و تحلیل های ذهنی متکی است. به عبارت دیگر، به داده های ناقص بستگی دارد. اما می‌توانید مهارت‌های مدیریت پروژه خود را با نگاه کردن به گذشته بهبود بخشید تا ببینید چه کارهایی را به خوبی انجام داده‌اید و کجا می‌توانید پیشرفت کنید. اگر می خواهید نکات بیشتری در مورد نحوه مدیریت یک پروژه بخوانید به مقاله نکاتی موثر در مورد نحوه مدیریت یک پروژه سربزنید.

دیدگاه‌ها ۰
ارسال دیدگاه جدید