10 نکته موثر در مورد نحوه مدیریت یک پروژه

مدیریت پروژه

در همه شرکت‌ها پروژه‌هایی وجود دارد که هر کدام هدف خاصی دارند و باید در زمان خاصی شروع و پایان یابند همه اینها احتیاج به هماهنگی و مدیریت خاصی دارد به همین منظور باید نکات زیادی در مورد آن‌ها رعایت شود. مدیریت پروژه درست و اصولی می‌تواند باعث پیشرفت یک سازمان بشود در صورتی‌که مدیریت آن به‌صورت غیرحرفه‌ای می‌تواند موجب هدر رفت بودجه‌های سازمان شود.

پروژه چیست؟

به مجموعه فعالیت های موقت که در زمانی مشخص و با هدفی مشخص باید انجام شود و در زمان اتمام پروژه به هدف خود رسیده باشد تا خدمت یا محصولی شکل گیرد.

فرآیند مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت یک پروژه از ابتدا تا انتها یا هر تعداد کار برای آن موضوع، یک کار دلهره آور است.  حقیقت این است که همه باید مفاهیم مدیریت پروژه را بدانند حتی اگر مدیر پروژه حرفه ای نباشید. این کمک می کند تا به راحتی به اهداف پروژه خود برسید زیرا همه تلاش می کنند تا “وظیفه” خود را به موفقیت بزرگی تبدیل کنند. پروژه ها می توانند در واقعیت پیچیده باشند اما از یک فرآیند مدیریت پروژه مشترک پیروی می کنند. روش دیگر، ممکن است دسته ای از فرآیندها در محل وجود داشته باشد. این موارد از پروژه ای به پروژه دیگر ویا از صنعتی به صنعت دیگر متفاوت است.

1. مفهوم و شروع پروژه

اولین گام در فرآیند مدیریت پروژه این است که با مفاهیم پروژه خود کنار بیایید و با ایده پروژه خود شروع کنید. این مرحله “شروع” ممکن است از یک تکه کاغذ و قلم شروع شود تا به ترسیم ایده پروژه شما در مورد آنچه که باید انجام شود کمک کند. بهتر است در مورد پروژه خود تحقیق کنید، نکات اصلی را یادداشت کنید و از طرف ذینفعان  تاییدیه بگیرید.
این مرحله ای است که منشور پروژه شما تدوین می شود. منشور پروژه سندی است که در آن شما در مورد محدوده کلی پروژه، اهداف و مدیریت تیم تصمیم می گیرید.

2. تعریف و برنامه ریزی پروژه

در این مرحله فرآیند پروژه، شما باید برنامه پروژه خود را تعریف کنید و تمام کارهایی که باید در پروژه انجام شود را فهرست کنید. شما باید به موارد زیر پاسخ دهید: چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چگونه پروژه شما صورت خواهد گرفت.

موفقیت پروژه شما در برنامه ریزی پروژه ذاتی است. هرچه برنامه بهتر باشد، نتیجه پروژه شما بهتر خواهد بود. مدیران پروژه حرفه ای با نگاهی به برنامه ریزی پروژه شما در مورد موفقیت پروژه شما خواهند گفت. شما همچنین باید در مورد بودجه پروژه، زمان‌بندی پروژه و مدیریت منابع در این مرحله از فرآیند مدیریت پروژه تصمیم بگیرید. این موارد ممکن است در طول اجرای پروژه شما تغییر کنند، اما این یک تمرین خوب است که همه چیز را از قبل برنامه ریزی کنید.
نکته حرفه ای: به طور مستقیم برنامه ریزی کنید، توضیحات پروژه را ارائه دهید، اسناد پروژه را مدیریت کنید.

3. اجرا و تحویل پروژه

این مرحله شروع پروژه شماست. شما پروژه خود را با جمع آوری تمام منابع مورد نیاز در مرحله اولیه و تمرکز برای تکمیل وظایف محول شده خود آغاز خواهید کرد. در این مرحله، شما باید ارتباطات، تیم پروژه، کیفیت و قابلیت تحویل پروژه را مدیریت کنید.
بهتر است یک جلسه شروع پروژه برگزار کنید تا به شما در تعیین سرعت تحویل پروژه کمک کند. در طول جلسه، شما با تیم خود همکاری خواهید کرد. برای بحث در مورد وظایف در دست، مسئولیت های جدول زمانی پروژه و سایر تفاوت ها.

4. نظارت و کنترل عملکرد پروژه

در ادامه، باید مطمئن شوید که همه چیز برای شما خوب کار می کند و مطمئن شوید که همه چیز طبق برنامه پروژه دنبال می شود و از منحرف شدن جلوگیری می کنید. این کار به طور مداوم در طول جدول زمانی پروژه از ابتدا تا انتها انجام می شود. این به اندازه گیری عملکرد پروژه و تطبیق نتایج با اهداف تعیین شده شما کمک می کند.
شما باید هدف های پروژه مورد نظر خود را در مرحله برنامه ریزی پروژه تنظیم کنید و باید اقدامات خود را برای کمک به رسیدن به اهداف مورد نظر خود نظارت و کنترل کنید.

5. بسته شدن و ارزیابی پروژه

در این مرحله باید پروژه خود را پس از تکمیل اهداف آن جمع بندی کنید. اگر پروژه شما با رضایت کامل به پایان رسید، باید به پروژه بعدی بروید. اگر نه، پس باید روی بهبود نتایج و دستیابی به هدف پروژه خود کار کنید. در مرحله بسته شدن پروژه، شما تحویل پروژه خود را با کمک شاخص هایی ارزیابی خواهید کرد که آیا اهداف به دست آمده اند یا خیر. پروژه بر اساس کیفیت، سرعت، دقت و قابلیت تحویل ارزیابی خواهد شد. پس از ارزیابی موفقیت آمیز پروژه، یادگیری در مورد شایستگی تیم پروژه شما تمرین خوبی تلقی می شود. علاوه بر این، می توانید تصمیم بگیرید که چگونه کار کنید تا در پروژه بعدی خود نتایج بهتری کسب کنید.

10 نکته موثر در مورد نحوه مدیریت یک پروژه

1. محدوده پروژه را تعریف کنید

این اولین قدم در هر پروژه ای است که در مرحله شروع پروژه مطرح می شود. در محدوده یک پروژه، متوجه خواهید شد که می خواهید به چه چیزی برسید؟ اهداف پروژه را تنظیم کنید و نکاتی را که در محدوده گنجانده نشده اند برجسته کنید. بهترین روش این است که همه چیز مهم را روی یک تکه کاغذ یا روی یک سند دیجیتال یادداشت کنید. از یک دیدگاه گسترده فکر کنید تا ببینید در آینده نزدیک کجا ایدئولوژی های مرتبط با پروژه خود را پیاده سازی خواهید کرد. این مرحله در همان ابتدای مرحله پروژه شما انجام می شود. در حالی که محدوده پروژه خود را طراحی می کنید، باید بزرگ شروع کنید و تمرکز پروژه خود را محدود کنید. محدوده پروژه خود را با مدیر عامل و سایر مشتریان ارائه دهید و ببینید چه اتفاقی می افتد.

2. جدول زمانی خود را بشناسید

تعیین جدول زمانی پروژه شما بسیار حیاتی است. پروژه شما کی قرار است کامل شود؟ به هر پروژه چقدر زمان اختصاص می دهید؟ در این مرحله باید به این سوالات پاسخ دهید. در زمانی که طرح پروژه خود را ایجاد می کنید، ممکن است زمان هر کار را به همراه پروژه خود تخمین بزنید، اما مهلت پروژه ثابت است و معمولاً تغییر نمی کند.

3. منابع موجود خود را ارزیابی کنید

تعیین منابع موجود به شما کمک می کند تا برای شروع پروژه آماده شوید. ارزیابی منابع انسانی، سرمایه گذاری، ماشین آلات و تجهیزات موجود برای تعیین هر گونه تنگنا در اجرای پروژه شما ضروری است.
با این حال، معمولاً کنترل مستقیمی بر منابع خود نخواهید داشت. برخی از افراد بهتر از دیگران عمل می کنند، بنابراین نتیجه از پروژه ای به پروژه دیگر متفاوت است. به عنوان یک مدیر پروژه، مسئولیت مدیریت تمام کاستی ها و ریسک های پروژه خود بر عهده شماست. شاید زمان مناسبی باشد که برنامه های مدیریت ریسک را امتحان کنید.

4. یک طرح پروژه ایجاد کنید

در مورد هر سه مرحله فوق بازخورد دریافت کنید. محدوده پروژه، جدول زمانی پروژه و منابع موجود از مدیریت ارشد برای کمک به ایجاد طرح پروژه شما. طرح پروژه شامل برنامه زمانبندی پروژه و گردش کار، منابع، مسیر بحرانی و نمودار شبکه است.

5. با تیم ارتباط برقرار کنید

پس از تأیید طرح پروژه خود، باید تیم خود را برای جلسه ای در مورد پروژه جمع آوری کنید و برای آنها در مورد مسائل نابسامان توضیح دهید. با کمک نرم افزار مدیریت جلسه، صورتجلسات خود را مستندسازی کنید، شرکت کنندگان جلسه را تعیین کنید و زمان جلسات بعدی را تنظیم کنید.

6. کار را بر اساس منابع موجود واگذار کنید

اگر سرپرست تیم، مدیر پروژه یا صاحب کسب و کار هستید، به این معنی نیست که باید همه کارها را به تنهایی انجام دهید. روشی را برای واگذاری کار خود به تیم خود ایجاد کنید تا بتوانید بیشتر بر نظارت و کنترل تمرکز کنید.
سعی کنید وظایف را با توجه به مجموعه مهارت ها و توانایی های تیم خود به آنها محول کنید. نقاط قوت تیم خود را بیاموزید و از آنها به نفع خود استفاده کنید.

7. همه چیز را مستند کنید!

ممکن است حافظه خوبی داشته باشید، اما هنوز باید همه چیز را از شروع پروژه تا پایان پروژه مستند کنید تا چیزی را از دست ندهید. نگه داشتن هر مدرکی کارشما را ایمن تر می کند. هر زمان که پروژه‌های خود را اصلاح می‌کنید یا نیاز جدیدی در اجرای پروژه شما لحاظ می‌شود، باید همه تغییرات را ثبت کنید. این به شما در بررسی پروژه خود قبل از شروع تا تحویل نهایی پروژه کمک می کند.

8. بر پیشرفت پروژه نظارت کنید

هنگامی که پروژه شما شروع شد، باید پیشرفت وظایف پروژه، تحویل، تیم و هر چیزی را که بر پروژه شما تأثیر می گذارد نظارت کنید.

9. از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید

اگر می خواهید پروژه خود را به سطح بعدی ببرید، از نرم افزار پروژه و مدیریت وظایف استفاده کنید. این یک ابزار همه کاره است که با غنی ترین ویژگی ها بسته بندی شده است که تمام نیازهای پروژه شما را پوشش می دهد. این نرم افزارها از ابتدا تا انتها به پروژه های شما کمک می کند. شما می توانید وظایف، موارد فهرست کارها، همکاری، ایجاد نمودار گانت، مدیریت مسائل و ریسک، و مدیریت بودجه پروژه را در یک پلتفرم ایجاد کنید.

10. پیگیری و قدردانی کنید

شما باید با ملاقات با تیم خود، فروشندگان و سایر مشتریان از وضعیت پروژه خود مطلع شوید. اگر کسی از جدول زمانی پروژه عقب مانده است، باید آنها را جبران کنید تا به مسیر درست بازگردید. شما باید نسبت به انتقادها و پیشنهادات گوش شنوا داشته و به حرف های دیگران گوش دهید. علاوه بر این، شما باید از تلاش های تیم خود قدردانی کنید. شما باید مهارت های افراد را توسعه دهید تا به یک رهبر پروژه موثر تبدیل شوید.

درپایان

شما همیشه به دنبال مقابله با منابع محدود مبتنی بر زمان هستید. چنین موقعیت هایی در کنترل مستقیم شما نیست. با این حال، بهترین اقدام، انطباق و بداهه سازی است.