12 راه ساده برای بهره وری بیشتر در محل کار

 بهره وری (Productivity)بیشتر در محل کار

یک معیار کلی از بهروی که شما از کارتان می توانید داشته باشید توانایی اختصاص زمان به وظایف خاص، تکمیل آنها و پایان دادن به روز کاری خود با یک خروجی با کیفیت. به طور کلی، اگر هیچ روشی برای سازماندهی، مدیریت زمان، ردیابی وظایف یا اولویت بندی ندارید، کارایی و بهره وری شما تحت تاثیر قرار می گیرد. با انجام تنظیمات ساده در جریان کار روزانه خود، می توانید تغییراتی را در بهره وری خود مشاهده کنید. در این مقاله 12 راه برای بهره وری بیشتر ارائه می دهیم.

چگونه بهره وری کار خود را افزایش دهیم؟

مدیریت زمان و مهارت های سازمانی معمولاً می توانند با بهره وری کلی کار مرتبط باشند. هنگامی که استراتژی هایی را اجرا می کنید که از بهره وری شما پشتیبانی می کنند، ممکن است شانس بیشتری برای توسعه و بهبود خروجی محصول خود داشته باشید. مدیریت زمان تنها یکی از استراتژی هایی است که می توانید برای افزایش بهره وری خود از آن استفاده کنید. همچنین می‌توانید استراتژی‌های سازمانی مانند اولویت‌بندی وظایف خود را به ترتیب اهمیت و فوریت اعمال کنید.

نکاتی برای بهره وری:

1.  روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید

شما می توانید همزمان چند وظیفه یا پروژه را با هم انجام دهید اما اگر در هنگام انجام کاری روی یک کار در یک زمان تمرکز کنید به شما کمک کند بهره وری بیشتری داشته باشید. وقتی روی بیش از یک فعالیت در یک زمان تمرکز می کنید، تمایل دارید از زمان بیشتری فقط برای انتقال بین وظایف استفاده کنید. این می‌تواند منجر به ناقص ماندن برخی از کارها یا انجام شدن با کیفیت پایین‌تر نسبت به زمانی شود که روی هر کاری به تنها تمرکز می کنید. علاوه بر این، تمرکز بر روی یک کار در یک زمان تا زمانی که کامل شود می تواند به شما کمک کند بهره وری خود را افزایش دهید زیرا وقتی روی یک پروژه در یک زمان تمرکز می کنید، به جای چندین هدف، در آن واحد یک هدف را تعیین می کنید. این احتمالاً به شما انگیزه می دهد تا قبل از رفتن به تکلیف بعدی، یک کار را کامل کنید. اگر به چندوظیفه‌ای اختصاص داده‌اید، اما می‌بینید که کارهایتان را بیشتر از آنچه می‌توانید تمام کنید شروع می‌کنید، اولویت‌بندی کارهایتان را به ترتیب اهمیت در نظر بگیرید تا بتوانید از سخت‌ترین تکالیف خود شروع کنید و روزتان را با کارهای سبک‌تر و زمان‌برتر به پایان برسانید.

2.  به طور منظم استراحت کنید

اجتناب از وقت گذاشتن برای استراحت می تواند وسوسه انگیز باشد، اما زمانی که از دادن وقت استراحت برای چند دقیقه به خود غفلت می کنید، می تواند با خستگی یا فرسودگی به بهره وری کلی شما آسیب برساند. اگر این اتفاق بیفتد، ممکن است انرژی یا انگیزه ای برای ادامه پیشرفت نداشته باشید. در طول روز کاری خود چندین استراحت کوتاه را در نظر بگیرید. اکثر محل‌های کار دارای یک برنامه اجباری با زمان‌های استراحت اختصاصی هستند، بنابراین کارمندان می‌توانند پس از هر چند ساعت کار فعال حداقل پنج تا 10 دقیقه استراحت کنند. این وقفه های کوتاه می توانند به شما این امکان را بدهند که دوباره شارژ کنید، ذهن خود را پاک کنید و برای کار بعدی آماده شوید.

3. ابتدا روی بزرگترین وظایف خود تمرکز کنید

تمرکز روی بزرگ‌ترین و وقت‌گیرترین وظایف قبل از هر تکالیفی می‌تواند به شما کمک کند که تمرکز بیشتری نسبت به کارهای کوچک‌تر و کوتاه‌تر داشته باشید. فهرست تکالیف خود را مطابق با این وظایف برنامه ریزی کنید، جایی که می توانید صبح ها، زمانی که برای اولین بار به سر کار می آیید یا در زمانی از روز که بیش از همه هوشیار و پرانرژی هستید، وقت خود را اختصاص دهید.

4.  اهداف کوچک تعیین کنید

به جای نزدیک شدن به اهداف بزرگی که برای دستیابی به آنها نیاز به خروجی های متعدد و زمان طولانی تری دارند، در طول روز برای اهداف کوچک برنامه ریزی کنید. مواردی مانند پر کردن مدارک مورد نیاز، پاسخ دادن به ایمیل مشتری یا گردآوری تمام منابعی که تیم شما برای تکمیل یک پروژه آینده به آنها نیاز دارد، اهداف کوچک و روزانه ای هستند که می توانید در طول هشت ساعت کار خود تعیین کنید و به آنها برسید. به طور مشابه، می توانید از این اهداف کوتاه به عنوان نقاط عطف برای اندازه گیری پیشرفت خود به سمت یک هدف بزرگتر استفاده کنید.

5.  از قانون دو دقیقه استفاده کنید

قانون دو دقیقه شامل تکمیل کارهایی است که دو دقیقه یا کمتر هستند و همچنین دو دقیقه برای شروع کارهای کوچکی که ممکن است به تعویق انداخته باشید، وقت بگذارید. در طول این مدت زمان کوتاه، اگر کاری وجود دارد که بتوانید در عرض دو دقیقه یا کمتر انجام دهید یا کاری که بتوانید برای شروع آن سازماندهی کنید، این زمانی است که آن را انجام خواهید داد. به عنوان مثال، ممکن است فقط دو دقیقه طول بکشد تا کارهایی را که قبلاً انجام داده‌اید ثبت کنید، به یک ایمیل سریع پاسخ دهید، اهداف بعدی خود را بنویسید یا طرح کلی تکلیف پروژه آینده خود را چاپ کنید، اما دو دقیقه طول می‌کشد تا این موارد را تکمیل کنید. کارهای کوچک اغلب می توانند در پایان روز به لیست کارهای تکمیل شده اضافه شوند.
علاوه بر این، کارهای کوچک هنوز بخش مهمی از بهره‌وری کلی کار شما هستند، بنابراین تمرین قانون دو دقیقه می‌تواند به شما این امکان را بدهد که در بین زمانی که برای انجام کارهای بزرگ‌تر و پیچیده‌تر طول می‌کشد، روی آن کارهای کوچک تمرکز کنید. آن دو دقیقه را بین زمان استراحت و شروع پروژه بعدی خود یا دو دقیقه ای که برای آماده شدن برای ناهار طول می کشد در نظر بگیرید و در نظر بگیرید که از این زمان برای یادداشت برداری از آنچه باید روی آن کار کنید، اهداف روزانه خود برای روز بعد یا پاسخ دادن به آن پیام صوتی که از زمان شروع به کار در انتظار شما بوده است.

6.  زمان برنامه شما را مسدود می کند

استفاده از بلوک های زمانی در برنامه خود نیز می تواند به افزایش بهره وری شما کمک کند. با این استراتژی، برای هر یک از وظایفی که روی آن کار می کنید، محدودیت زمانی تعیین می کنید. بلوک های زمانی 90 یا 60 دقیقه ای را در نظر بگیرید. می توانید انتخاب کنید که از برنامه خود پرینت بگیرید و بازه های زمانی را که می خواهید بلوک های زمانی شما در آن قرار گیرند برجسته کنید. بنابراین اگر 90 دقیقه را برای کار روی یک پروژه مسدود می کنید، این را در برنامه زمانی چاپ شده خود توجه کنید. پس از اتمام آن بلوک زمانی، بخش دیگری از برنامه خود را به طور مشابه مسدود کنید. هدف از مسدود کردن زمان، ایجاد یک برنامه زمان‌بندی بصری است که به شما کمک می‌کند دوره‌های کارهایی را که روی آن‌ها کار می‌کنید ردیابی کنید. به طور مشابه، به عنوان راهی برای وقف خود به کار کردن بر روی یک کار خاص برای هر بخش از زمان عمل می کند، بنابراین احتمال بیشتری وجود دارد که آن را در چارچوب زمانی که برای آن برنامه ریزی کرده اید تکمیل کنید. علاوه بر برنامه‌ریزی زمان کاری، می‌توانید زمان‌های استراحت خود را بین هر بلوک کار نیز درج کنید تا بتوانید هنگام تکمیل و شروع پروژه‌های جدید، خود را تازه کنید.

7.  جلسات را سازنده تر کنید

اگر جلساتی را در طول روز برنامه‌ریزی کرده‌اید، راه‌هایی برای انجام این فعالیت‌های سازنده‌تر که به پیشرفت کلی کار شما کمک می‌کنند، در نظر بگیرید. جلسات ایستاده را در نظر بگیرید که در آن شما و همکارانتان برای جلسه ایستاده اید. این می تواند به افزایش هوشیاری و تمرکز هنگام بحث در مورد موضوعات مهم در طول جلسه کمک کند. همچنین می توانید از ردیابی زمان برای ثبت زمان لازم برای حضور و پایان جلسه استفاده کنید. به عنوان مثال، یادداشت برداری را در مورد مهم ترین نکات اولیه یا موضوعاتی که باید مورد بحث قرار گیرند، در نظر بگیرید و زمان خاصی را برای هر موضوع اختصاص دهید. سپس، با تیم خود کار کنید تا فقط در مورد مواردی که در فهرست موضوعات گنجانده شده است بحث کنید و در عین حال بحث های موضوعی را محدود به زمان تعیین شده خود نگه دارید. به همین ترتیب، اگر بتوانید به طور معقولی در جلسه خود از طریق تلفن ممکن است بتوانید شانس خود را افزایش دهید که جلسه زمان زیادی را از شما نخواهد گرفت.

8.  وظایف را محول کنید

استفاده از روش های سپردن اختیار به دیگری را برای تقسیم وظایف بین اعضای تیم خود در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر وظایف مختلفی را در لیست کارهای خود دارید، در نظر بگیرید که برخی از این وظایف را به دیگران اختصاص داده اید، بدون کار کردن روی آنها انجام می شوند. سپردن وظایف همچنین می تواند به شما اجازه دهد تا روی تکالیف دیگری کار کنید که ممکن است به طور خاص به شما اختصاص داده شوند، در حالی که بقیه اعضای تیم می توانند وقت خود را به کارهایی اختصاص دهند که در غیر این صورت زمان یا منابع را از پروژه های مهم دیگر می گیرند. به عنوان مثال، اگر ایمیل‌هایی دارید که باید به آنها پاسخ داده شود، اما یکی از همکاران می‌تواند در پاسخ‌های خود همان توجه را به جزئیات ارائه دهد، در حین انجام تکالیف مربوطه که هیچ کس نمی‌تواند (یا اجازه انجام آن را ندارد) به او این وظیفه را بدهید.

9.  از استراتژی پومودورو استفاده کنید

بهره وری بیشتر در محل کار می تواند به شدت به مدیریت زمان شما بستگی داشته باشد و روش پومودورو یک استراتژی است که ممکن است برای مدیریت کارآمدتر زمانتان مفید باشد. روش پومودورو مانند زمان‌بندی استراحت، از یک تایمر استفاده می‌کند، که در آن شما خود را به مدت 20 دقیقه به یک کار اختصاص می‌دهید (البته می‌توانید این زمان را به 30 دقیقه افزایش دهید)، روی آن کار کنید تا زمان‌سنج خاموش شود و سپس یک تایمر پنج‌گانه انجام دهید. دقیقه استراحت این استراتژی می تواند موثر باشد زیرا زمان بیشتری را برای کار بدون وقفه و متمرکز فراهم می کند و سپس راهی برای عقب نشینی از کار برای چند دقیقه قبل از بازگشت برای تکمیل آن فراهم می کند.

10.  وقفه ها را محدود کنید

وقفه ها می توانند ما را در طول روز به حاشیه برانند. حتی اگر ممکن است از روابط خود با همکاران خود لذت ببرید، از دست دادن زمان به دلیل مکالمات، جلسات غیررسمی و سریع یا بحث‌های موضوعی می‌تواند جریان کاری شما را مختل کند و بهره‌وری کلی شما را کاهش دهد. برای محدود کردن تعداد وقفه ها در طول روز، از چند استراتژی استفاده کنید. ممکن است انتخاب کنید که برای بخشی از روز در دفتر کارتان بسته باشد، یا اگر در یک محیط اداری باز کار می‌کنید، ممکن است از هدفون‌های حذف نویز برای محدود کردن صداهای پچ پچ و تعامل دفتر استفاده کنید. هدفون همچنین می‌تواند راهی مودبانه اما بی‌صدا باشد تا به همکارانتان بفهمانید که باید روی پروژه‌هایی که روی آن‌ها کار می‌کنید تمرکز کنید. هنگام اجرای استراتژی هایی که به شما کمک می کند بهره وری کار خود را افزایش دهید، مهم است که تا آنجا که می توانید سازگار باشید. به خودتان اجازه دهید تا مهارت های خود را بیاموزید و توسعه دهید، و مطمئن باشید که بهره وری شما نیز به بهبود ادامه خواهد داد.

11. نشاط و ورزش صبحگاهی

سعی کنید از ابتدای روز نشاط داشته باشید. ورزش درصد زیادی از این نشاط را تامین می کند. اگر بتوانید برنامه کوچکی از تمرین ورزشی سبک را در برنامه خود داشته باشید، عالی می شود. حتی برنامه ریزی در این زمان با ذهن آماده انجام می شود و شما می توانید بسیاری از مسائل را بیاد بیاورید و از فراموش شدن آنها اجتناب کنید.

12.  مشخص کردن زمان برای استفاده از تلفن همراه

وقتی کاری را شروع می کنید نباید گوشی دست بگیرید و در داخل شبکه های مجازی غرق شوید و جواب ایمیل هایتان هم در هنگام کار ندهید. شما باید در زمان های مشخص که برای خودتان تایین می کنید از تلفن همراه خود استفاده کنید چراکه عامل بزرگی برای حواس پرتی و عدم تمرکز روی کارتان است و می تواند زمان زیادی را از شما بگیرد. شما باید طوری برنامه ریزی کنید که هم به کارهایتان برسید و هم ایمیل هایتان را پاسخ بدهید چرا که راه ارتباطی را نمی توانید از دست دهید.