بهره وری استراتژیک و نحوه بکارگیری در کسب وکار

بهره روی استراتژیک چیست ؟

بهره وری استراتژیک به معنی استفاده از زمان خودتان به نحوی است که بتوانید با حداقل تلاش، به حداکثر نتایج دست پیدا کنید.
این اصطلاح به معنی این است که در هر نقطه از زمان، بر روی آن کار می کنید، در واقع، به نگرش کلی شما مربوط می شود. هیچ چیز بیهوده تر از این نیست که برای کاری زمان بگذارید که از همان اول، نیازی به انجام آن وجود نداشت. به این ترتیب، برای اینکه به یک تولید کننده استراتژیک تبدیل شوید، از جمله کارهایی که باید انجام دهید، شمال موارد زیر می شود:
• چشم انداز بلند مدت خود را به وضوح مشخص کنید.
• بهترین استراتژی را برای دستیابی به اهداف خود در سریع ترین زمان و به طور موثر، شناسایی کنید.
• در وجود خودتان این توانایی را ارتقاء دهید که سئوالات درستی را از خودتان بپرسید.
• توانایی تمرکز را در خودتان پرورش دهید و از شاخه ای به شاخه دیگر نپرید.
• یادبگیرید که هر کاری را به موثرترین روش ممکن انجام دهید.

بهره وری استراتژیک بدون اینکه نیاز ها و اهداف، به طور دقیق مشخص باشند و همچنین بدون برنامه ریزی برای دستیابی به آن ها امری محال است .
بهره وری استراتژیک به معنی انجام کارهای بیشتر نیست، بلکه در مورد کارهای است که باید آن ها را کمتر انجام دهید،زیرا نتایج کم اهمیتی را به دنبال دارند.
بهره وری استراتژیک به طور خلاصه، شامل ضربه زدن مداوم به یک درخت در نقطه ای مشابه است؛ تا زمانی که آن درخت به پایین بیفتد. در بره وری استراتژیک، لازم است شما:
1. در یک زمان، تنها برروی چند هدف محدود تمرکز کنید.
2. برای دستیابی به آن اهداف ها، استراتژی مناسبی را به اجرا در بیاورید.
3. با انجام اقداماتی در راستای استراتژی خودتان، هر روز به سمت دستیابی به این اهداف، پیشرفت کنید.

در دنیای کار آنلاین و از راه دور امروز، شرکت‌هایی که سریع‌ترین تطابق را دارند معمولاً برنده می‌شوند. توانایی انجام زیرکانه برای گرفتن روندهای جدید یا افزایش تولید یا مقابله با اختلالات همه گیر می تواند به معنای تفاوت بین شنا کردن روبه جلو یا فرو رفتن به پایین باشد. اما چگونه می توانید شرکت خود را قادر به رشد و انطباق مداوم کنید؟ جواب بهره وری شماست.
صحبت کردن در مورد بهره وری و گفتن اینکه باید بهتر باشد، خوب است، اما بدون رویکرد استراتژیک برای بهبود بهره وری، هرگز به نتایجی که می خواهید نخواهید رسید. در این مقاله، من یک استراتژی 6 مرحله‌ای را برای پیاده‌سازی یک استراتژی قوی بهبود بهره‌وری در کسب‌وکارتان شرح می‌دهم.

مرحله 1: برنامه استراتژیک خود را هماهنگ کنید

می خواهید کسب و کار شما در پنج سال آینده کجا باشد؟ دو سال دیگر چطور؟ هجده ماه؟
قبل از اینکه حتی بتوانید در استراتژی بهره وری خود گیر کنید، باید مسیر استراتژیک کلی کسب و کار خود را درک کنید. تنها در این صورت که می‌توانید بفهمید که بهبود بهره‌وری در کجای برنامه‌های بزرگ شما قرار می‌گیرد و چگونه می‌توانید آنها را به بهترین نحو اجرا کنید.
کلید یک برنامه استراتژیک واقعا موفق، ایجاد یک سند زنده است. این بدان معناست که به جای اینکه اهداف پنج ساله خود را بنویسید و سپس آنها را در کشو بیاندازید و دیگر هرگز به آنها نگاه نکنید، اهداف را به هدف های 5،3،2،1 ساله تقسیم می کنید و یک برنامه 90 روزه برای آن ایجاد می کنید. آنچه باید در هر سه ماهه به دست آید. هنگام تصمیم گیری تجاری به این طرح مراجعه کنید.

مرحله 2: ممیزی بهره وری را اجرا کنید

اکنون که برنامه استراتژیک خود را آماده کرده اید و درک عمیق تری از اهدافی دارید که برای آنها هدف گذاری می کنید، باید تمام فرآیندهای کسب و کار خود را بطور بخش بخش، بررسی کنید تا بفهمید که کجا می توان بهبود بهره وری را انجام داد.

و در اینجا چند نکته برای اجرای موفق ممیزی بهره وری وجود دارد:

• با تیم‌های خود صحبت کنید

اگر به فرآیندها نگاه عمیقی می‌کنید، باید هر روز با افرادی که آن فرآیندها را انجام می‌دهند، وارد میدان شوید. هر تیم را گرد هم بیاورید تا روند خود را مرور کنند و به دنبال تنگناها و مناطقی بگردند که بهره وری می تواند بهبود یابد. در مراحل اولیه ممیزی، این گفتگوها می تواند کاملا غیر رسمی باشد، بنابراین همه با بحث احساس راحتی می کنند. می‌توانید بحث‌های فرعی ایجاد کنید تا بعداً به موضوعات و حوزه‌های خاص نگاهی بیاندازید.

• روی مشکلات تمرکز کنید

ممکن است غیر شهودی به نظر برسد زیرا توصیه های تجاری معمولاً رویکرد متمرکز بر راه حل ها را تشویق می کند، اما این یکی از مواردی است که بحث در مورد راه حل ها می تواند روند را از مسیر خارج کند. مشکلات و نقاط ضعف باید در هر حوزه عملکردی شناسایی شوند تا بتوان آنها را در کل کسب و کار ارزیابی کرد و راه حل ها باید با در نظر گرفتن کل تجارت و در قلب مشتری طراحی شوند.
لیست خود را تهیه کنید و آن را دو بار بررسی کنید. از میان تمام بحث های بهره وری، فهرستی از حوزه های حیاتی را که بهبود بهره وری بیشترین تأثیر را دارد، شناسایی کنید. این اقلام را بر اساس مهم ترین ها سفارش دهید. فهرست را با تیم استراتژی کلیدی خود به اشتراک بگذارید و از بازخورد دعوت کنید.

• اهداف خود را به خاطر بسپارید

در هنگام تهیه فهرست بسیار مهم است که در نظر بگیرید کدام بهبودهای بهره وری می تواند بیشترین تأثیر را بر اهداف استراتژیک شما داشته باشد. به عنوان مثال، اگر بهبودهایی در خط تولید شما می تواند به شما در دستیابی به هدف خود برای افزایش واحدهای ارسالی کمک کند، تمرکز بر گردش کار خدمات مشتری شما فایده ای ندارد.

مرحله 3: تحقیق کنید و راه حل ها را در نظر بگیرید

مرحله تحقیقاتی استراتژی بهره وری شما ممکن است یک فرآیند بسیار ساده باشد
همانطور که در حال انجام ممیزی بهره وری خود بودید، ممکن است متوجه یک الگوی آشنا در چندین بخش شده باشید. یک راه حل واحد ممکن است طیف وسیعی از مشکلات را به طور همزمان حل کند یا همه چیز کمی پیچیده تر خواهد شد. برای مدیریت بهره وری باید طیف وسیعی از استراتژی های مختلف را پیاده سازی کنید. در این شرایط، یک نظر خارجی ممکن است راهنمایی هایی را ارائه دهد، به خصوص در زمینه فناوری.

هنگام تحقیق در مورد راه حل های مشکلات بهره وری، موارد زیر را در نظر بگیرید:

• فناوری

اگر تیم شما مدتی یا تمام وقت از راه دور کار کند به نحوه استفاده تیم های شما از فناوری برای فرآیندهای خود نگاه کنید و توجه ویژه ای به حساب ها، مدیریت پروژه، مدیریت اسناد و اشتراک گذاری اسناد و موجودی داشته باشید. چه راهکارهایی برای بهبود این حوزه ها در بازار وجود دارد؟

• آموزش

آیا کاهش بهره وری شما به این دلیل رخ می دهد که کارکنان به کارآمدترین روش برای انجام وظایف خاص آموزش نمی بینند؟ به مناطقی نگاه کنید که برخی از پیشرفت های حرفه ای اضافی می تواند مشکلات بهره وری شما را حل کند.

• فرآیند

آیا فرآیندهای دست و پا گیر مدیریت زمان معمولاً سازنده شما را کاهش می دهند؟

• برون سپاری

به وظایفی که هر یک از اعضای تیم انجام می دهند نگاه کنید. آیا وظایفی وجود دارد که بتوان آنها را با هزینه کمتری برون سپاری کرد؟ افراد خود را وادار به انجام کارهایی کنید که بهترین نتایج را به همراه دارد و از کارگران خارجی برای انجام بقیه کارها استفاده کنید.

• صرفه جویی در مقیاس

آیا فرآیندها کند هستند زیرا شما صرفه جویی در مقیاس را ندارید تا اوضاع را یک درجه به سمت بالا تغییر دهید؟

• مشارکت های استراتژیک

آیا یک ترتیب جدید می تواند به نفع هر دو طرف باشد و منجر به بهبود بهره وری در سراسر کسب و کارتان شود؟

مرحله 4: راه حل ها را اجرا کنید

اکنون که فهرستی از راه‌حل‌های بالقوه ارائه کرده‌اید، باید بودجه‌ها و منابع تخصیص‌یافته را مرور کنید و آن فهرست را به مواردی که اکنون می‌توان اجرا کرد محدود کنید. هنگام پیاده‌سازی هر سیستم جدید، مهم است که کارکنان را جذب کنید، در غیر این صورت خواهید دید که افراد به سرعت به عادت‌های قدیمی خود باز می‌گردند.

چگونه با موفقیت پیاده سازی می کنید؟ در اینجا نکات ما وجود دارد:

• یک متخصص بیاورید:

اگر در حال راه‌اندازی یک فناوری نرم‌افزاری هستید، دریافت یک متخصص فناوری اطلاعات برای شما مفید است. البته، خودتان می‌توانید این کار را انجام دهید، اما زمان زیادی طول می‌کشد و ممکن است کارآمدی کمتری داشته باشد و ما همه به دنبال حذف ناکارآمدی‌ها هستیم.

• ارائه آموزش:

هنگام اجرای هر نوع تغییر فرآیند در شرکت، مهم است که اطمینان حاصل شود که کارکنان به اندازه کافی برای انتقال آماده هستند. از آنجایی که افراد مختلف به روش‌های آموزشی متفاوت پاسخ می‌دهند، بهتر است چندین گزینه از جمله یادگیری خودگام و آموزش‌های ساختاریافته‌تر ارائه شود.

• قهرمان باشید:

اگر تیم شما را ببیند که از سیستم جدید استفاده می کنید و از آن حمایت می کنید، در انتخاب آن و یادگیری نحوه کارکرد آن فعال تر خواهند بود.

• تشویق:

مغز انسان دوست دارد سخت کار کند اگر پاداشی در نظر گرفته شود. در مورد پاداش برای افرادی که همه تغییرات را با موفقیت اجرا می کنند می تواند اثر بخش باشد. این می تواند یک راه عالی برای ایجاد یک محیط بسیارعالی باشد، اما مطمئن شوید که این کار را بدرستی انجام می دهید چراکه رقابت باید از نوع سالم باشد.

مرحله 5: مرور و بهبود

شما آن را انجام دادید! شما استراتژی جدید بهبود بهره وری خود را ایجاد کرده اید و یک سیستم جدید را در محل قرار داده اید. چه کار دیگه ای باید انجام بدم؟
اکنون، باید آنچه را که پیاده‌سازی کرده‌اید مرور کنید و ببینید چه چیزی کار می‌کند و چه چیزی نیست.
اگر پیشرفت‌های شما بر مشتریان تأثیر می‌گذارد، بررسی نظرات آنها در مورد بهبودها نیز می‌تواند مفید باشد.

مرحله 6: فرهنگ بهبود مستمر ایجاد کنید

اکنون که بررسی خود را کامل کرده اید و بهره وری در حال افزایش است اما بیاد داشته باشید که نباید عجول باشید. بهبود بهره وری چیزی نیست که یک بار انجام شود و سپس به حال خود رها شود. شما باید به طور مستمر به دنبال گرفتن بهترین کار از کارمندان و فرآیند خود باشید.

ردیابی بهره وری کلید فرهنگ بهبود مستمر است. شما باید بفهمید چه اتفاقی در حال رخ دادن است تا بتوانید آن را بهبود بخشید. تیم شما می تواند زمان خود را در برابر مشاغل خود ردیابی کند و در پایان ماه می توانید گزارش هایی تهیه کنید و عملکرد کارکنان را در مقابل طیف وسیعی از متغیرها مشاهده کنید. شما به راحتی می توانید روندها و زمینه هایی را که می توان بهبود بخشید مشاهده کنید و داده هایی را که برای ایجاد معیارهای بهره وری نیاز دارید در اختیار خواهید داشت.
تیم خود را تشویق کنید تا نقش فعالی در بهبود بهره وری داشته باشد. یکی از بهترین راه ها برای انجام این کار این است که با تمام شماره های خود باز و قابل مشاهده باشید. به اشتراک گذاشتن آمار خود با همه افراد شرکت می تواند کمی ترسناک باشد، اما به کل تیم شما این امکان را می دهد تا بفهمند کجا هستید و کجا می خواهید باشید. در مورد اینکه چگونه می توانید به هدف بعدی برسید، ایده بخواهید هرگز نمی دانید چه کسی قرار است ایده درخشان بعدی را ارائه دهد!

در پایان

بهره وری فقط به این نیست که کارهای بیشتری انجام دهید، بلکه بیشتر اوقات این یک تکنیک عمیقاً استراتژیک برای کار هوشمندانه تر برای دستیابی به اهداف است. با ایجاد و اجرای یک استراتژی بهبود بهره‌وری مداوم، اطمینان حاصل می‌کنید که کسب‌وکارتان به پیشرفت خود ادامه می‌دهد و رقابتی باقی می‌ماند.