راهکارهایی برای مدیریت جلسات
مدیریت جلسات
امروزه به علت گسترش و پیچیدگی فعالیت های شرکت ها و سازمان ها برای بهبود کیفیت کارها و اداره بهتر سازمان ها مدیران برای همفکری و شنیدن پیشنهاد های جدید جلسه برگزار می کنند.
درهر جلسه با توجه به موضوع جلسه راهکارهایی مطرح می شود ،که معمولا تصمیم نهایی به صورت گروهی گرفته می شود. جلسه ای مفید واقع می شود که به طور صحیح مدیریت شود. جلسه باعث بهتر شدن روابط و درک بهتر طرفین جلسه می شود. جلسه به گروهی گفته می شود که تعداد اعضای آن از دو نفر یا بیشتر تشکیل شده باشد. این گروه هدف های مشترکی دارند و به صورت موقت یا دائم برای انجام وظیفه دورهم جمع می شوند.
چگونه جلسات بهتری برگذار کنیم؟
اکثر مردم می خواهند جلسات سازنده داشته باشند، با این حال، بسیاری از افراد در اجرای مراحل مربوط به فرآیند مدیریت جلسه شکست می خورند. داشتن یک جلسه سازنده برای آماده سازی، برنامه ریزی، برقراری ارتباط با اعضای تیم و ضبط جلسه به زمان نیاز دارد. مهمتر از آن، جلسات باید مدیریت شوند تا سازنده باشند.
مدیریت جلسات بیش از هر زمان دیگری مهم است، به ویژه در این زمان که جلسات از راه دور برگذار می شوند.
خواه این یک جلسه بازاریابی، جلسه طوفان فکری یا استندآپ روزانه باشد، مدیریت جلسه عملی به انجام آنچه مورد نیاز است کمک می کند.
مدیریت جلسه چیست و چرا مهم است؟
این فرآیند هماهنگ کردن یک جلسه و مدیریت اعضای تیم برای به دست آوردن نتایج مورد نیاز در مدت زمان تعیین شده است. مدیریت جلسات برای داشتن جلسات پربارتر مهم است. این به مدیریت زمان همه به شیوه ای کارآمد در حین دستیابی به اهداف تیم کمک می کند. زمانی که جلسات مدیریتی نداشته باشند، می توانند روی درآمد شما تأثیر بگذارند و زمان و پول را هدر دهند.
انواع جلسه:
1. جلسه حل مساله:
مشکل به موقعیتی گفته می شود که قابل تغییر نباشد . اگر وضعیت موجود، قابل تغییر به وضعیت مطلوب باشد وضعیت را تغییر می دهیم مانند وجود ابهام در قوانین جدید یا تداخل در برنامه ریزی ها. يك جلسه حل مساله زماني خوب جواب مي‌دهد كه تمايل به تغيير در جلسه وجود داشته باشد. این نوع جلسات جلسه برخورد با مساله و مشکل است و بیشتر مواقع به تصمیم گیری ختم نمی شود.
2. جلسه تصميم‌گيري:
در يك جلسه تصميم‌گيري باید تصمیم نهایی گرفته شود. اگر سازمان از ساختار سلسله مراتبي پيروي مي‌كند، جلسه بايد تصميم‌گيرنده نهايي داشته باشد. قبل از هر جلسه بايد همه افراد از نحوه تصميم‌گيري آگاه شوند و آن رابپذیرند. در برخي از موارد مديران قبل از تشكيل چنين جلساتي، تصميم را خود اتخاذ مي‌كنند و از افراد به شكل صوري استفاده مي‌كنند. در چنين مواردي بهتر است به جاي جلسه تصميم‌گيري يك جلسه استفاده از اطلاعات تشكيل شود و مدير تصميم خود را بگيرد.
3. جلسه گزارش‌دهي و اطلاع‌رساني:
برای پیگیری و اطمینان از انجام کارها و آگاهی از مراحل کارها، جلسات گزارش‌دهي و و اطلاع رسانی و استفاده از اطلاعات برگزار می شود. هدف برگزاری این نوع جلسات ایجاد اعتماد و اطمينان از انجام كارهاست. در سازمان های اداری مبادله اطلاعات یکی از ارکانات مهم است زیرا می توان بسیاری از مشکلات سازمان را برطرف کرد و از دانش ها، اطلاعات، تجربيات و عواطف اعضاي گروه برای پیشرفت سازمان استفاده کرد. اگر اطلاع رسانی انجام شود از ایجاد سوءظن و سوء تفاهم جلوگیری می شود.
4. جلسه ارزيابي:
اين‌گونه جلسات ارزشمند است چرا كه هريك از افراد فرصت مشاركت و گوش دادن به نظريات ديگران را دارند. برخلاف جلسات گزارش‌دهي، جلسات بازخور بايد سازمان‌يافته و برنامه‌ريزي شده باشد.
9 مرحله برای فرآیند مدیریت جلسات
داشتن یک جلسه کارآمد به یک تلاش تیمی نیاز دارد. برای کسانی که امیدوارند جلسات سازنده داشته باشند، 10 مرحله وجود دارد. این مراحل برای همه افراد تیم عالی است که بدانند و برای شرکت در جلسه برنامه ریزی کنند.
1. برنامه جلسه را برنامه ریزی کنید
این نقطه شروع هر جلسه است. برای رهبران جلسه، برنامه ریزی یک دستور کار تحت مسئولیت شما است. هنگام رهبری یک جلسه، این وظیفه شماست که برنامه را برنامه ریزی کنید. دستور جلسه شامل موارد زیر خواهد بود:
هدف جلسه:
جلسه باید هدفمند باشد برای مثال برای گرفتن و دادن اطلاعات، رفع اختلافات، اطلاع از روند کار، برای تصمیم گیری با روش رای گیری و … جلسه تشکیل شود.
شرکت کنندگان:
افرادی را به جلسه دعوت کنید که دانشی در مورد موضوع جلسه داشته باشند، در اظهارنظر استقلال داشته باشند، از دانش و تجربه و ایده های متفاوت و… برخوردار باشد.
مکان:
موقعیت مکان در دسترس باشد و مکان برگزاری جلسه بی طرف باشد.
زمان:
تاریخ جلسه را طوری تعیین کنید که همه حضور داشته باشند و بهتر است زمان جلسه در روزهای وسط هفته و هنگام صبح تشکیل شود.
2. هدف جلسه را مشخص کنید
برای همه اعضای جلسه، هدف جلسه باید در دستور کار باشد. برای همه شرکت کنندگان، بیان واضح هدف جلسه برای همه گام مهمی برای برنامه ریزی یک جلسه موثر است. هنگامی که هدف مشخص شد، آن را به دست اندرکاران اطلاع دهید و استراتژی های جلسه ای را برنامه ریزی کنید که از مشارکت متفکرانه افراد شرکت کننده پشتیبانی می کند.
مهمتر از آن، اگر موضوعات متعددی وجود دارد که نیاز به بحث دارند، توصیه می شود در طول جلسه هر موضوع و زمان بندی به طور خاص برای پوشش هر موضوع ذکر شود.
3. شرکت کنندگان را تعیین کنید
چه کسانی نیاز به حضور در جلسه دارند و چه کسانی نیازی به حضور ندارند؟ هنگام برنامه‌ریزی دعوت و برنامه جلسه، بهتر است تعداد افراد را فقط به اعضایی محدود کنید که کاملاً نیاز به حضور دارند. به خاطر داشته باشید، صورتجلسات جلسه برای به روز رسانی مواردی وجود دارد که نیاز به دانستن نتایج جلسه دارند، اما لزوماً نیازی به مشارکت ندارند.
4. نقش ها و مسئولیت ها را تعریف کنید
پس از محدود کردن اعضای تیمی که نیاز به حضور دارند، وقت آن است که نقش خود را مشخص کنید. رهبران جلسه، تسهیل‌کننده‌ها، تصمیم‌گیرندگان و یادداشت‌برداران وجود دارند که همگی نقش‌های جداگانه‌ای برای کمک به برگزاری یک جلسه مؤثر دارند.
همچنین، توجه به اینکه آیا بروزرسانی‌هایی از اعضای تیم برای جلسه نیاز است یا خیر، مهم است. این بروز رسانی ها باید در دستور کار قرار گیرد تا آن اعضا ببینند. به این ترتیب، هر شرکت کننده می داند که از آنها چه انتظاری می رود، و سردرگمی کمی در مورد آنچه که هر فرد باید انجام دهد یا بیاورد وجود دارد.
5. دعوت به جلسه را برنامه ریزی کنید
شما در نهایت آماده ارسال دعوت نامه برای تیم خود هستید. دعوت‌نامه‌ای برای جلسه ایجاد کنید، دستور کار دقیق خود را درج کنید و جلسه را برای تاریخ و زمانی برنامه‌ریزی کنید که با برنامه همه افراد مطابقت داشته باشد. در اینجا چند نکته در مورد برنامه ریزی یک جلسه وجود دارد.
طول جلسه: یک جنبه مهم که باید به خاطر بسپارید طول جلسه است. بر اساس هدف جلسه و موضوعات مورد بحث، تصوری از مدت زمان جلسه خواهید داشت.
محل: حتما محل جلسه را ذکر کنید. به عنوان مثال، اگر اتاق خاصی در دفتر شما است، آن اطلاعات را در دعوتنامه وارد کنید. اگر به مکان دیگری خارج از دفتر خود سفر می کنید، مطمئن شوید که آدرس، مسیرها و اطلاعات پارکینگ را درج کنید. حتی ممکن است بخواهید برای زمان لازم سفر، زمانی را در تقویم افراد لحاظ کرده و برنامه ریزی کنید.
6. جلسه را مستند کنید
هنگامی که همه در یک اتاق (چه مجازی و چه در دفتر) باشند و بحث آغاز شد، منشی جلسه شروع به مستندسازی جلسه می‌کند. در طول جلسه تصمیمات حاصل را مستند می کند.
7. یادداشت ها را به صورتجلسه رونویسی کنید
در پایان جلسه منشی جلسه نوشته های خود را از نتیجه گیری جلسه بیان می کند. پس از پایان جلسه، منشی جلسه صورتجلسه را به عنوان گزارشی از آنچه در جلسه مورد بحث و تصمیم گیری قرار گرفت، استفاده می کند. علاوه بر تصمیمات جلسه، صورتجلسه به وضوح اقداماتی را که باید انجام شود، عضو مسئول هر تصمیم و تاریخ سررسید مورد انتظار برای هر یک را مشخص می کند.
8. ارسال صورتجلسه جلسه
هنگامی که صورتجلسات فرمت شد، زمان ارسال صورتجلسات با موارد اقدام است. صورتجلسات را بعنوان خلاصه ای از تصمیمات و موارد اقدام نتایج جلسه برای کسانی که جلسه را از دست داده اند مورد استفاده قرار می گیرد. برای آیتم‌های اقدامی که شامل می‌شود، حتماً عضو تیم مسئول، کار و تاریخ سررسید را نیز درج کنند. علاوه بر این، حتماً پیوندها یا پیوست‌هایی را برای ارائه‌ها یا فایل‌هایی که در طول جلسه استفاده شده‌اند را ارائه دهید.
9. جلسات بعدی را برنامه ریزی کنید
به مراحل بعدی نگاهی بیندازید و مطمئن شوید که آیا جلسات بعدی نیاز به برنامه ریزی دارند یا خیر. آیا باید چندین جلسه برای هر اقدام بعدی برنامه ریزی شود؟ این به هر آیتم اقدام و مرحله بعدی بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر یک آیتم اقدام به صاحب کار و سایر اعضا برای بررسی یک سند زمان می‌طلبد، جلسه باید در تاریخ مناسبی که در صورتجلسه جلسه توافق شده است، برنامه‌ریزی شود.
درپایان
مدیریت جلسات آسان‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. داشتن جلسات بهتر مهارتی است که برای تیم های تجاری قابل دستیابی است، به شرطی که مراحل ذکر شده در بالا را دنبال کنند. ممکن است در ابتدا مراحل زیادی به نظر برسد، اما هر چه ملاقات بیشتری داشته باشید، آسان‌تر می‌شود. مانند هر چیز دیگری، جلسات به تمرین نیاز دارند و شما در اولین بار آن را کاملاً درست انجام نمی دهید. اما، اگر به عنوان یک تیم کار کنید، متوجه خواهید شد که جلساتی خواهید داشت که آنچه شما نیاز دارید را به انجام می‌رسانند و جهت را برای همه فراهم می‌کنند. برای یادگیری بیشتر در مورد مدیریت جلسات پیشنهاد ما به شما شرکت در آموزش مدیریت موثر جلسات و نشست‌ها است.
